Der Zuwendungsbescheid
Nachdem ihr Antrag abschließend geprüft ist und alle Nachforderungen geklärt sind, erhalten sie einen Zuwendungsbescheid. Jeder Zuwendungsbescheid besteht aus dem Bescheid selbst und weiteren Anlagen.
Bitte lesen Sie den Bescheid und alle Anlagen sorgfältig durch. Hier befinden sich weitere Vorgaben zur Verwendung der Zuwendung. Wichtig sind auch die hier genannten verbindlichen Fristen für zu erbringende Nachweise. Beachten Sie insbesondere: Sollten Sie gegen Auflagen des Zuwendungsbescheides und seiner Nebenbestimmungen verstoßen oder Fristen versäumen, kann das zu einem Widerruf der Zuwendung führen.
Startdatum beachten
Bitte beginnen Sie mit den Arbeiten an Ihrem Projekt erst an dem Tag, der Ihnen als Projektbeginn im Zuwendungsbescheid mitgeteilt wurde. Sie können nur Zuwendungen für Kosten und Ausgaben erhalten, welche innerhalb der Projektlaufzeit angefallen sind. Vorab angefallene Kosten und Ausgaben können nicht angerechnet werden.
Sofern Sie in einem Verbundprojekt arbeiten, sollte der Koordinator rechtzeitig ein erstes Treffen aller Verbundpartner organisiert haben. Dieses Treffen darf jedoch, aus den oben genannten Gründen, nicht vor dem Laufzeitbeginn stattfinden. Der Projektträger ist zu jedem Projekttreffen einzuladen, insbesondere rechtzeitig zum ersten und letzten Termin. Vier Wochen vor einem Projekttreffen ist in der Regel für eine Einladung ausreichend.
Grundsätzlich erhält jeder Antragsteller, der eine Zuwendung erhält, einen eigenen Zuwendungsbescheid. Bei Verbundprojekten erhält demnach jeder Verbundpartner einen Zuwendungsbescheid.
Der Zuwendungsbescheid wird dabei immer an die Adresse des Antragstellers geschickt, bzw. an die entsprechende Korrespondenzadresse. Bitte beachten Sie, dass der Bescheid nicht an die ausführende Stelle geschickt wird. Gerade bei großen Unternehmen, Forschungseinrichtungen oder Universitäten kann es einige Tage dauern, bis die Information, dass ein Zuwendungsbescheid eingegangen ist, die ausführende Stelle und damit den designierten Projektleiter erreicht. Lassen Sie sich als Projektleiter von ihrer zentralen Stelle den Zuwendungsbescheid und seine Nebenbestimmungen und Anlagen in Kopie schicken. Darin enthalten sind wichtige Auflagen und Nachweisfristen, die Sie kennen müssen.
Der Zuwendungsbescheid und seine Anlagen enthalten:
- Verbindliche Festlegung der Laufzeit des Projektes
- Verbindliche Festlegung der maximalen Höhe der Zuwendung
- Verbindliche Festlegung des zu erbringenden Eigenanteils am Projekt
- Alle Vorgaben zur Verwendung der Zuwendung
- Verbindliche Fristen für zu erbringende Nachweise
Bitte beachten Sie: Die Zuwendung ist immer zweckgebunden an die im Antrag beschriebenen Arbeiten. Dies bedeutet auch, sollten Abweichungen vom ursprünglichen Antrag notwendig werden, dass diese beantragt werden müssen.
Der Bescheid informiert über die Bereitstellung der Zuwendung für die jeweiligen Haushaltsjahre. Die kassenmäßige Bereitstellung kann dabei in seltenen Fällen von Ihrem Bedarf gemäß Antrag abweichen. Zudem reicht bei Unternehmen die Bereitstellung noch in das Jahr nach Projektende hinein. Das hat den Grund, dass 10 Prozent der bewilligten Mittel bis zum Abschluss der Verwendungsnachweisprüfung der Schlusssperre nach Nr. 7.2.3 NKBF 98 unterliegen.
Der Bescheid verweist auf die geltenden allgemeinen Nebenbestimmungen als auch auf die weiteren Nebenbestimmungen und Hinweise. Die allgemeinen Nebenbestimmungen unterscheiden sich dahingehend, ob das Projekt auf Kostenbasis oder auf Ausgabenbasis abgerechnet wird. Inhaltlich sind viele Abschnitte sehr ähnlich. Die als Anlage zum Bescheid beigefügten allgemeinen Nebenbestimmungen enthalten zusätzliche Regeln, an die Sie sich halten müssen – bitte lesen Sie diese sorgfältig durch.
Daneben können individuelle Nebenbestimmungen im Zuwendungsbescheid Ausnahmen oder Vereinfachungen der allgemeinen Nebenbestimmungen festlegen. Diese Regelungen betreffen dann speziell Ihr Projekt. Häufig werden darin Regeln zu bestimmten Unteraufträgen, Beschaffungen, oder zur geplanten Verwertung konkretisiert. Daneben können diese individuellen Nebenbestimmungen noch weitere Ausnahmen oder Vereinfachungen der allgemeinen Nebenbestimmungen festlegen.
Hinzu kommen die weiteren Nebenbestimmungen zur Informationsverbreitung und Außendarstellung. Diese legen fest, dass alle durch das BMWE geförderten Projekte verpflichtet sind, die Öffentlichkeitsarbeit in Bezug auf das Förderprogramm zu unterstützen.
Für Verbundprojekte regelt der Bescheid, mit welchen Dritten Sie zusammenarbeiten müssen. Um diese Zusammenarbeit rechtlich abzusichern, müssen Sie mit allen Verbundpartnern einen Kooperationsvertrag schließen. Der Zuwendungsbescheid enthält diesbezüglich eine auflösende Bedingung: Das heißt, wenn Sie den Kooperationsvertrag nicht schließen, wird der Zuwendungsbescheid in der Regel widerrufen.
Ausführliche Erläuterungen und Mustervorlagen finden Sie auf der Unterseite zum Kooperationsvertrag.
Der Kooperationsvertrag ist weder dem Zuwendungsgeber noch dem Projektträger vorzulegen. Lediglich der Koordinator muss bestätigen, dass ein Kooperationsvertrag geschlossen wurde. Hintergrund dieses Vorgehens ist, dass wenn ein Kooperationsvertrag dem Zuwendungsgeber oder Projektträger vorgelegt werden würde, diese vollumfänglich auf eine Vereinbarkeit mit allen Antragsunterlagen sowie Bewilligungsbescheid und Nebenbestimmungen juristisch geprüft werden müsste. Neben dem erheblichen Verwaltungsmehraufwand während dieser Prüfung wären alle Bescheide im Verbundprojekt unter Vorbehalt dieser Prüfung unwirksam, so dass so lange keine Auszahlungen der Zuwendungen vorgenommen werden könnten.
Aus dem Zuwendungsbescheid und seinen Nebenbestimmungen ergeben sich Vorlagefristen für Berichte und Nachweise. Dabei sind die Fristen immer am Kalenderjahr, nicht am Projektjahr orientiert. In der Regel sind alle Vorlagefristen zu Ihrem Projekt in profi-Online hinterlegt.
Mit Zwischennachweisen belegen Sie, welche Zahlungen in Ihrem Projekt angefallen sind. Diese Berichte gelten als finanzieller Nachweis. Ein Zwischennachweis ist stets für ein Kalenderjahr vorzulegen. Die Fristen für den Zwischennachweis sind in den allgemeinen Nebenbestimmungen festgelegt.
Daneben gibt es noch den Zwischenbericht, mit dem Sie den fachlichen Nachweis über Ihre geleisteten Arbeiten erbringen. Unternehmen müssen in der Regel jedes halbe Jahr einen Zwischenbericht vorlegen. In Verbundprojekten wird im Sinne einer einheitlichen fachlichen Beurteilung der Arbeitsfortschritte daher im Bescheid häufig eine Zwischenberichtsplicht für jedes halbe Kalenderjahr festgelegt. Diese gilt für alle Projektpartner, insbesondere auch für Hochschulen. Der Zwischennachweis ist davon nicht betroffen, dieser reicht einmal für ein Kalenderjahr.
Sofern ein Projekt erst ein bis drei Monate bis zur nächsten Zwischenberichtspflicht gelaufen wäre bzw. nach einer Zwischenberichtspflicht endet, enthält der Bescheid häufig einen Hinweis, dass der erste bzw. letzte Zwischenbericht erlassen wird. In diesem Fall müssen und sollten Sie dann auch bitte keinen Zwischenbericht erstellen.
Zuletzt enthält der Bescheid einige programmspezifische Bestimmungen und Belehrungen. Insbesondere ist dabei der Subventionscharakter der Zuwendung zu beachten. Da alle Zuwendungen im Energieforschungsprogramm Subvention im Sinne des § 264 Abs. 8 Nr. 1 Strafgesetzbuch (StGB) sind, können sie strafrechtlich verfolgt werden, wenn sie im Rahmen der Zuwendung entsprechend unerlaubte Handlungen begehen oder bestimmten Pflichten nicht nachkommen. Darum ist es wichtig, dass Sie den Zuwendungsbescheid und seine Anlagen lesen und auch verstehen.
Bei Fragen zum Zuwendungsbescheid, oder dazu, wie bestimmte Verpflichtungen umzusetzen sind, berät Sie der Projektträger jederzeit verbindlich. Bitte schreiben Sie Ihren Ansprechpartnern in dem Fall vorzugsweise eine Mail. Gerade komplexe Fragen können nur selten am Telefon beantwortet werden. In der Regel muss erst die Akte mit Bescheiden und Nebenbestimmungen konsultiert werden, um eine Frage verbindlich zu beantworten. Gerade bei komplexen Fragen zum Bescheid kann eine Antwort daher mehrere Tage benötigen.
Sofern Sie für eine Hochschule oder Forschungseinrichtung arbeiten, klären Sie Ihre Fragen zum Zuwendungsbescheid bitte zuerst mit Ihrer Drittmittelstelle. Diese verfügt über umfangreiches Erfahrungswissen. In vielen Fällen bietet Ihre Drittmittelstelle interne Beratungen und Schulungen an, welche die formalen internen Anforderungen für Zuwendungen innerhalb Ihrer Hochschule oder Forschungseinrichtung umfassen.