Der Projektabschluss
Nach dem Ende der Laufzeit ihres Projektes müssen Sie einen Verwendungsnachweis sowie einen Schlussbericht erstellen. Damit schließen Sie das Projekt ab und weisen die Verwendung der Zuwendung formal nach. Die Nachweise bestehen aus folgenden Dokumenten:
- Verwendungsnachweis zusammen mit
- Anlage 1 zum Verwendungsnachweis (für alle Projekte)
- Belegliste (für alle Projekte auf Ausgabenbasis)
- Schlussbericht bestehend aus
I. Kurzfassung
II. Eingehende Darstellung (Abschlussbericht)
III. Erfolgskontrollbericht
IV. Berichtsblatt, sowie dessen englische Fassung („Document Control Sheet“)
Die Verwendungsnachweise werden stichprobenartig vertieft geprüft. Dies kann entweder durch den Projektträger, eine Preisüberwachungsstelle oder den Bundesrechnungshof erfolgen. Halten Sie stets alle Belege bereit, damit Sie diese bei einer vertieften Prüfung vorlegen könnten.
Beachten Sie dabei: Wenn Ihnen eine Prüfung durch eine Preisüberwachungsstelle angekündigt wird, müssen Sie die Belege bis zum Abschluss dieser Preisprüfung aufbewahren. Je nach Dauer kann das dazu führen, dass Sie die Belege länger aufbewahren müssen als es nach Steuerrecht notwendig wäre.
Erst, wenn der Projektträger Ihnen mitteilt, dass die Prüfung der Verwendung abgeschlossen wurde und Ihnen einen abschließenden Bescheid erteilt, müssen Sie die Belege nicht mehr zur Prüfung bereithalten. Andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
Den Verwendungsnachweis können Sie vollständig digital über profi-Online vorlegen. Der Verwendungsnachweis orientiert sich dabei am Zwischennachweis, nur dass es sich hier um die Gesamtrechnung handelt.
Die Anlagen müssen Sie gesondert als PDF beifügen. Die Anlage 1 zum zahlenmäßigen Verwendungsnachweis für Zuwendungen auf Ausgaben- und Kostenbasis umfasst dabei primär Aufträge an Dritte. Die Belegliste für Zuwendungen auf Ausgabenbasis (insbesondere Hochschulen) ist eine tabellarische Darstellung aller getätigten Ausgaben.
Für eine vertiefte Prüfung sollten sie alle Unterlagen im Sinne der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahren. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten oder andere Pflichtverletzungen, welche eine vertiefte Prüfung unmöglich machen, können zum Widerruf des Zuwendungsbescheides führen. Dieser gilt auch für die Vergangenheit und kann zu einer Rückforderung der Zuwendung führen.
Sofern sie mehrere separate Zuwendungen erhalten, müssen Sie jederzeit die Kosten bzw. Ausgaben für jede einzelne Zuwendung getrennt ausweisen können. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist eine grundlegende Anforderung an Ihre Geschäftsführung. Das ist eine Voraussetzung für den Erhalt von Zuwendungen.
Der Schlussbericht gliedert sich in die oben gelisteten vier separaten Dokumente. Den Erfolgskontrollbericht und das Berichtsblatt sowie dessen englische Fassung („Document Control Sheet“) müssen Sie über profi-Online einreichen. Die Kurzfassung und die eingehende Darstellung, letzteres häufig auch nur kurz „Abschlussbericht“ genannt, erstellen Sie als ein separates Dokument und reichen es als Anlage zum Berichtsblatt ein.
Eine öffentliche Fassung des Abschlussberichtes müssen Sie der Technischen Informationsbibliothek Hannover (TIB) zukommen lassen. Den Versand müssen Sie dem Projektträger gegenüber mit Datumsangabe bestätigen. Wenn berechtigte wirtschaftliche Geheimhaltungsinteressen bestehen, können Sie den Bericht in gekürzter Form oder mit einer Sperrfrist versehen an die TIB geben.
Tipps zur Reihenfolge beim Erstellen der Dokumente
Da Sie sich im Erfolgskontrollbericht auf Teile des Abschlussberichtes beziehen dürfen, sollten Sie zunächst den Abschlussbericht erstellen, und im Anschluss daran den Erfolgskontrollbericht in profi-Online ausfüllen. Beantworten Sie dabei die Fragen im Erfolgskontrollbericht, und beziehen sich soweit möglich auf den Abschlussbericht. Die Fragen zur Verwertung müssen Sie dabei unabhängig vom Abschlussbericht möglichst vollständig und unter der Angabe aller geplanten Schutzrechtsanmeldungen ausfüllen.
Ihren Abschlussbericht können Sie darüber hinaus als „öffentlichen Bericht“ heranziehen, den Sie im Berichtsblatt nennen müssen. Daher sollten Sie das Berichtsblatt und dessen englisches Äquivalent, das Document Control Sheet, erst im Anschluss an den Versand des Abschlussberichts an die TIB verfassen. Der öffentliche Bericht kann grundsätzlich aber auch eine fachliche Veröffentlichung in Buchform sein. In diesem Fall müssen Sie diese Veröffentlichung im Berichtsblatt angeben und der TIB ein Exemplar zur Verfügung stellen.
Vorgaben zum Verfassen des Abschlussberichts
Der Abschlussbericht gliedert sich in eine Kurzfassung und eine eingehende Darstellung nach dem Muster in Anlage 2 zu Nr. 8.2 NKBF 98. Auch Projekte auf Ausgabenbasis müssen sich dabei an diesem Muster orientieren. Ferner sind beim Bericht diverse Formvorschriften zur Nennung des Förderkennzeichens, des Zuwendungsgebers sowie zum Logo des Zuwendungsgebers einzuhalten. Bitte verwenden Sie daher, wenn möglich, die aktuelle Fassung der Vorlage zum Abschlussbericht.
Die Kurzfassung des Abschlussberichtes sollte ein bis zwei Seiten umfassen. Die eingehende Darstellung des Abschlussberichtes sollte etwa 20 Seiten bei Einzelprojekten und je nach Projektkomplexität bei Verbundprojekten 30 bis 50 Seiten umfassen. Nach Möglichkeit sollte der Abschlussbericht nicht mehr als 60 Seiten umfassen. Bei Bedarf können sie umfangreiche Abbildungen, Diagramme und Tabellen in einem beliebig langen Anhang des Berichtes ergänzen.