Änderungen beantragen

Ein Antrag auf Änderung muss immer gestellt werden, wenn sich die Änderung finanziell auf die weitere Planung des Projektes auswirkt, wenn sich also die Haushaltsdaten des Projektes ändern. Folgende Änderungen können Sie einfach über profi-Online beantragen:

• Mittelverschiebungen
• Mittelkürzungen
• Mittelumwidmungen
• Laufzeitänderungen

Eine Aufstockung Ihrer Fördermittel ist ein Sonderfall. In Verbundprojekten benötigen in der Regel mehrere Verbundpartner eine Aufstockung, da die Arbeiten voneinander abhängen. Bitte klären Sie Ihren Bedarf im Projekt vorab untereinander, sobald Sie ihn absehen können. Erläutern Sie diesen formlos aber schriftlich der fachlichen Bearbeiterin bzw. dem fachlichen Bearbeiter Ihrer Zuwendung.

Da Aufstockungen weitere Mittel des Zuwendungsgebers binden, steht die Entscheidung hierüber im freien Ermessen und unter dem Vorbehalt verfügbarer Haushaltsmittel. Daher benötigen Sie dafür eine Aufstockungs-PIN, die Sie über den Projektträger erhalten. Mit dieser PIN können Sie dann einen Aufstockungsantrag in Easy-Online stellen.

Mittelverschiebungen ermöglichen, dass Sie beispielsweise die Fördermittel, welche Ihnen im aktuellen Haushaltsjahr (Kalenderjahr) bereitgestellt werden, in einem zukünftigen Haushaltsjahr verwenden können. Dieser Fall kommt häufig vor, wenn sich Arbeiten im Projekt verzögern. Ein weiterer Grund sind Beschäftigungsverhältnisse von Mitarbeitenden: Wenn diese nicht rechtzeitig neu eingestellt werden können oder Ihr Unternehmen verlassen, benötigen Sie unter Umständen weniger Personalmittel im laufenden Haushaltsjahr und möchten die Mittel ins Folgejahr verschieben.

Jedes Jahr ergeben sich so viele Mittelverschiebungen – sowohl in das laufende Haushaltsjahr als auch in ein Folgejahr – dass sich über die Gesamtmenge aller Projekte immer eine Lösung finden lässt. In Ihrem eigenen Interesse sowie im Interesse aller übrigen Zuwendungsempfänger sollten Sie Ihren Mittelbedarf immer frühzeitig und realistisch abschätzen und daher möglichst unverzüglich beantragen, nachdem Sie den Bedarf dafür erkannt haben. Bitte warten Sie damit nicht bis zum letzten Quartal im Jahr. Nur so können die Fördermittel aus dem Bundeshaushalt für alle Zuwendungsempfänger zum besten Nutzen verwendet werden.

Mittelkürzungen können Sie beantragen, wenn klar ist, dass sie einen Teil der Mittel nicht benötigen werden. Dieser Fall tritt zum Beispiel ein, wenn sich herausgestellt hat, dass Sie ein Entwicklungsproblem einfacher als gedacht lösen können. Bitte überdenken Sie diesen Schritt gut: Sollten Sie die Mittel im Nachhinein doch noch benötigen, können Sie die Mittelkürzung nicht einfach zurücknehmen. In dem Fall müssten Sie einen Aufstockungsantrag stellen.

Mittelumwidmungen sind dann notwendig, wenn Sie von den bewilligten Einzelpositionen im Zuwendungsbescheid abweichen wollen. Ein Beispiel: Statt einen Prototyp selbst intern zu bauen, möchten Sie dafür ein externes Unternehmen beauftragen. In dem Fall müssten Sie beispielsweise den Anteil der eigenen Personalmittel in die Position für einen Forschungs- und Entwicklungsauftrag umwidmen. Ein anderes Beispiel: Sie stellen fest, dass es für die Verwertung hilfreich wäre, an einer Messe teilzunehmen. Gleichzeitig haben Sie bei der Beschaffung von Geräten Mittel eingespart, die dann über einen Umwidmungsantrag in die Position für Reiseaufwand übertragbar wären.

Laufzeitänderungen müssen Sie dann beantragen, wenn sich die Arbeiten so verschieben, dass die Projektziele nicht mehr innerhalb der geplanten Projektlaufzeit erreicht werden können. In Verbundprojekten benötigen in der Regel alle Verbundpartner eine Laufzeitverlängerung, da die Arbeiten voneinander abhängen. Daher sollten Sie in dem Fall gemeinsam möglichst zeitgleich einen Antrag mit derselben Dauer der Verlängerung stellen. Insbesondere bei der Verwertung zum Projektende sowie bei der Erstellung des Abschlussberichtes sollten alle Partner noch gut zusammenarbeiten.

Bitte sprechen Sie vor Ihrem Antrag auf Laufzeitverlängerung unbedingt mit der fachlichen Bearbeiterin bzw. dem fachlichen Bearbeiter Ihrer Zuwendung darüber. Sobald sich Hinweise darauf ergeben, dass die Arbeiten länger dauern werden, müssen Sie die entsprechenden Fragen zur Planmäßigkeit der Arbeiten im Zwischenbericht ehrlich beantworten. Im Zwischenbericht sollten Sie Verzögerungen und Probleme im Projekt stets nachvollziehbar erläutern. Auch sollten Sie darin realistische Pläne entwickeln, wie diese Verzögerungen aufgeholt und aufkommende Probleme gelöst werden könnten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie weder in Zwischenberichten noch auf Projekttreffen im Beisein des Projektträgers offen über Verzögerungen und Probleme im Projekt sprechen, kann dies dazu führen, dass eine Anhörung notwendig wird. In dem Fall müssen Sie ggf. persönlich beim Projektträger vorsprechen, bevor eine Laufzeitverlängerung bewilligt werden kann.

Änderungsanträge müssen immer begründet werden. Bitte nutzen Sie dafür das entsprechende Textfeld für Begründungen in profi-Online. Der Umfang der Begründung richtet sich nach dem Inhalt des Antrages. Haushaltsdatenänderungen, die nur durch eine nicht ganz bedarfsgerechte Bewilligung pro Jahr anfallen, benötigen in der Regel nur einen entsprechenden Satz.

Alle übrigen Änderungsanträge benötigen zwingend eine fachliche Begründung. Bei dieser sollten Sie sich auf das Wesentliche und Fachliche beschränken. Begründungen müssen aus sich selbst heraus nachvollziehbar und verständlich sein – es sollte nicht nötig werden, die Vorhabenbeschreibung und alle vorliegenden Zwischenberichte konsultieren zu müssen. Achten Sie bitte auch bei Änderungen weiterhin strikt auf eine wirtschaftliche Verwendung der Zuwendung.

Der kurzfristige Zukauf eines Unternehmens, welches einen Prototypenbau nun bei Ihnen im Hause zu günstigeren Konditionen erlaubt, wäre zum Beispiel ein guter Grund für eine Umwidmung – insbesondere da dadurch Zuwendungen eingespart werden können.

Beispiele für unzureichende Begründungen wären: Ihre Beschaffungsabteilung ist gerade unterbesetzt, weswegen Sie nun doch selbst einen Prototyp bauen, statt einen externen Unternehmer zu beauftragen. Oder Sie möchten, statt Mittel der Grundausstattung Ihrer Hochschule für einen Studentenlaptop zu verwenden, lieber die Mittel aus der Zuwendung dazu verwenden. Da beide Vorgehensweisen unzulässig sind, würden diese Begründungen zur Ablehnung ihres Antrages führen.

Der Projektträger hat die Aufgabe, Sie zu beraten, gerade in komplexeren Fällen. Bitte stellen Sie Ihre Fragen an die Bearbeitenden zuerst per Mail. Schicken Sie diese bitte stets sowohl an die administrativen als auch fachlichen Bearbeitenden. Fragen für ein ganzes Verbundprojekt sollten gesammelt durch die Verbundkoordination an die zuständigen Bearbeitenden geschickt werden.

Beachten Sie dabei, dass Fragen möglichst vor November eines Jahres gestellt werden sollten. In den letzten beiden Monaten eines Haushaltsjahres fallen sehr viele Mittelumwidmungen an, so dass in dieser Zeit in der Regel keine umfangreichen kurzfristigen Beratungen möglich sind. Änderungen zwischen Dezember und Januar sind zudem in der Regel nicht oder nur sehr eingeschränkt möglich: Der Rechnungsabschluss des Bundeshaushaltes erfolgt Mitte Dezember, während die Mittel aus dem nächsten Haushaltsjahr häufig nicht vor Februar bereitstehen.