Der Easy-Online Formularantrag – Schritt für Schritt

Bei den Basisdaten handelt es sich um die geplante Laufzeit, Titel und Akronym Ihres Vorhabens, Kurzbeschreibung von Inhalt und Arbeitsplanung sowie die Zusammenfassung der geplanten Ergebnisverwertung. Bitte beachten Sie beim Eintragen die im Folgenden beschriebenen Hinweise.

• Geplante Laufzeit: den vom Projektträger empfohlenen Projektstart, entnehmen Sie der Aufforderung zur Antragstellung.
• Titel und Akronym Ihrer Projektidee: Das Akronym muss bei allen Anträgen eines Verbundprojektes identisch sein. Bei Einzelprojekten ist der Titel gleich dem Titel Ihrer Projektidee aus der Skizze. Bei Verbundprojekten verwenden Sie für den Titel die Notation „Verbundvorhaben: Titel der Projektidee - Teilvorhaben: Titel Ihres Teilprojektes“. Der Titel Ihres Teilprojektes fasst den Teil Ihrer Arbeiten in wenigen Worten zusammen. Sowohl der Titel als auch das Akronym werden im Falle einer Bewilligung veröffentlicht. Damit kommt der Projektträger den gesetzlichen Transparenzpflichten nach, außerdem werden dadurch Doppelförderungen vermieden.
• Die Kurzbeschreibung Ihres Vorhabens als auch die Kurzbeschreibung Ihrer Arbeitsplanung sollten Ihr Projekt bzw. Teilprojekt möglichst aussagekräftig beschreiben. Bei Verbundvorhaben: Bitte stimmen Sie die Kurzfassung der Vorhabenbeschreibung mit dem Verbundkoordinator ab. Falls Sie ein Teilvorhaben betreuen: Die Kurzbeschreibung Ihrer Arbeitsplanung sollte sich speziell auf Ihr Teilvorhaben beziehe.
• Und noch ein Hinweis: Die Kurzbeschreibungen werden veröffentlicht. Stellen Sie daher bitte sicher, dass Sie keine vertraulichen Informationen eintragen.
• Zusammenfassung der geplanten Ergebnisverwertung: Diese Informationen werden nicht veröffentlicht. Sie dienen aber insbesondere im Rahmen von weiteren Skizzenbewertungen und der Programmevaluationen dazu, schnell einen Überblick über die Förderprogrammwirkung zu erlangen. Es ist daher in Ihrem Interesse, hier möglichst genaue Angaben zu machen.

In diesem Teil geben Sie alle relevanten Informationen über sich als Antragsteller an, die zur Prüfung Ihres Antrags benötigt werden. Die folgenden Hinweise helfen Ihnen dabei.

• Kontaktdaten der Vorhabenbeteiligten: Als Antragsteller werden von Ihnen vollständige Kontaktdaten verlangt. Bitte geben Sie die Daten gewissenhaft und möglichst vollständig ein. Verwenden Sie stets den rechtsverbindlichen Namen exakt wie er im Handelsregister, dem Vereinsregister oder der Handwerksrolle eingetragen wurde.
• Hinweis zur Angabe, ob Sie überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand finanziert werden: Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen Zuwendungen, Zuweisungen und Aufträgen. Als Behörde oder Anstalt öffentlichen Rechts (z.B. Hochschule oder große Forschungseinrichtung) werden Sie meist aus Zuweisungen finanziert. Als Unternehmen (z.B. im Straßenbau) erhalten Sie dagegen meist Aufträge. Die Frage nach Zuwendungen der öffentlichen Hand stellt daher weder auf Zuweisungen noch auf Aufträge der öffentlichen Hand ab.
• Unternehmen müssen die Art Ihrer Buchführung, die Preisermittlung nach PreisLS sowie die Besitzverhältnisse erläutern: Falls Sie hier unsicher sind, fragen Sie zuerst Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, dieser kann Ihnen bei diesen Angaben helfen.
• Angaben zum Ausbildungsbetrieb: In Unternehmen hilft dabei üblicherweise die Personalabteilung weiter. In Hochschulen und Forschungseinrichtungen erhalten Sie diese Informationen von Ihrer Drittmittelstelle.
• Berechtigung zum Vorsteuerabzug: Im Zweifelsfall kann auch hier bei Unternehmen (als auch Forschungseinrichtungen ohne Drittmittelstelle) der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer helfen. Bei Forschungseinrichtungen hat die Drittmittelstelle die notwendigen Informationen.
  Bitte beachten Sie, dass Hochschulen im Regelfall nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Für Hochschulen ist es daher insbesondere bei Angeboten (s.u.) wichtig, dass die ausgewiesene Mehrwertsteuer mit als Teil der Zuwendung beantragt wird. Fehlerhafte Angaben sind hier vollständig dem Antragsteller zuzurechnen und können im Regelfall nicht durch Umwidmungen und keinesfalls durch Aufstockungen der Zuwendung korrigiert werden.
• Unternehmensverträge und projektbezogene Verträge: Bei diesem Posten handelt es sich nicht um den Kooperationsvertrag in Verbundprojekten. Gemeint sind weitere Verträge, die nach den im Formular genannten Rechtsvorschriften relevant sein könnten. Bei Fragen kontaktieren Sie den Projektträger.
• Angaben zur ausführenden Stelle: Gerade in großen Unternehmen, Forschungseinrichtungen und Hochschulen hat die ausführende Stelle, d.h. die Abteilung, das Institut oder der Lehrstuhl, eine eigene Anschrift.
  Sofern dies der Fall ist, ist dies als ausführende Stelle im Formular anzugeben. Institute von Forschungseinrichtungen verwenden hier den vollen ausgeschriebenen Namen des Instituts. Lehrstühle und Forschungsgebiete sollten den exakten Titel angeben, allerdings nach Möglichkeit auf lange Namensketten wie Fakultätsbezeichnungen verzichten, sofern dies für die interne Postverteilung nicht zwingend erforderlich ist. Hintergrund ist, dass der Name der ausführenden Stelle zusammen mit dem Namen des Zuwendungsempfängers veröffentlicht wird.
• Zahlungsdaten: Diese Angaben sollten bei Unternehmen stets mit der Buchhaltung abgestimmt sein. Die Buchhaltung ist ferner darauf hinzuweisen, dass es sich um Zahlungseingänge aus Zuwendungen und nicht aus gesicherten Forderungen handelt, damit entsprechend elektronische Datensätze bereits korrekt angelegt werden. Hochschulen und Forschungseinrichtungen sollten die Angaben der Zahlungsdaten auf jeden Fall mit der zuständigen Drittmittelstelle abstimmen. Falsche Angaben können zu Zahlungsverzögerungen und einem erhöhten Verwaltungsaufwand führen.
• Korrespondenzadresse: Sofern Sie postalisch weder über die Adresse des Antragstellers oder der ausführenden Stelle zu erreichen sind, können Sie optional eine Korrespondenzadresse angeben. Diese Angabe ist bei ungewöhnlichen Konstellationen hilfreich, damit Sie wichtige Post schnell erreicht. Beispiele hierfür sind Außenstellen oder dezentrale Verwaltungseinheiten. Nach Möglichkeit und rechtlichen Vorgaben schickt der Projektträger dringende Angelegenheiten vorab per Email an die genannte Projektleitung.
• Angabe sämtlicher Verbundpartner bei Verbundprojekten: Dabei wird dem Verbundkoordinator die Rolle „Federführung der Arbeitsgemeinschaft“ zugewiesen, und allen anderen Partnern, welche Zuwendungsanträge stellen, die Rolle „Mitglied der Arbeitsgemeinschaft“. Zu beachten ist, dass der Verbundkoordinator in der Regel nicht zur Geschäftsführung für die übrigen Verbundpartner berechtigt ist.

Neben den Kontaktdaten sind auch konkrete Ansprechpersonen zu benennen. Zuerst ist hier die Projektleitung des jeweiligen Projektes anzugeben. Diese Projektleitung ist für alle fachlichen Fragen der Ansprechpartner für den Projektträger. Über Änderungen der Projektleitung muss der Projektträger unverzüglich informiert werden.

Gerade in größeren Unternehmen sowie bei Hochschulen und Forschungseinrichtungen mit Drittmittelstelle gibt es in der Regel noch eine administrative Ansprechperson. Teilweise unterscheiden sich hier die Zuständigkeiten während der Antragstellung und nach der Bewilligung (z.B. übernimmt die Antragstellung eine zentrale Stelle in der Verwaltung vor, während nach der Bewilligung die administrative Bearbeitung lokal von einem Sekretariat abgewickelt wird).

Ein Antrag auf Zuwendung darf beim Bund nicht mündlich gestellt werden. Die bevollmächtigte Person ist daher zu benennen. Sofern keine Alleinvertretungsvollmacht vorliegt, kann hier auch eine zweite Person angegeben werden.

Der nächste Schritt ist dann die Aufstellung der Kosten bzw. Ausgaben, welche Sie für das Projekt bzw. Ihr Teilprojekt veranschlagen. Hierzu sind umfangreiche Angeben erforderlich, welche gesondert erläutert werden:

• Gesamtvorkalkulation (Antrag auf Kostenbasis)
• Gesamtfinanzierung (Antrag auf Ausgabenbasis)