Der Projektablauf

In der Vorhabenbeschreibung des Projektantrags haben Sie einen Arbeitsplan vorgelegt. Bitte halten Sie sich möglichst an diesen Plan. Eine abgestimmte Vorgehensweise ist insbesondere in Verbundprojekten wichtig. Zudem dient der Arbeitsplan dem Projektträger dazu, die Arbeiten im Projekt fachlich nachzuvollziehen.

Dabei gilt jedoch: Forschung, gerade wenn Sie besonders innovative und neue Ideen verfolgt, ist niemals vollkommen planbar. Im Projektverlauf stellen Sie sicher an einigen Stellen fest, dass Sie den Aufwand für bestimmte Arbeiten über- oder unterschätzt haben. Dies stellt keinen Fehler Ihrerseits dar, sondern gehört zur Forschung mit dazu. Bitte kommunizieren Sie die nötigen Änderungen, die sich während des Projektverlaufs ergeben, offen mit dem Projektträger. Dadurch entstehen Ihnen keine Nachteile. Verzögerungen oder Arbeiten, die zu keinem Ergebnis führen, sind genauso normal wie die Erkenntnis, dass parallel andere Projekte oder Unternehmen schon Teilerfolge erzielt haben, auf denen Sie besser aufbauen können und deshalb Arbeiten nicht durchführen müssen.

In welchen Fällen Sie eine Änderung beantragen müssen und was Sie dabei beachten sollten, ist unter diesem Link ausführlich beschrieben.

Die Kommunikation im Projekt sollten Sie dabei möglichst dynamisch und ehrlich führen. Gerade in Verbundprojekten sind Ihre Projektpartner darauf angewiesen zu wissen, wo Sie stehen. Neben den vorgeschriebenen Projekttreffen ist es daher im Interesse aller Verbundpartner, dass Sie sich auch zwischendurch regelmäßig zum Projekt und den gemeinsamen Arbeiten austauschen.

Im Arbeitsplan haben Sie verschiedene Reisen geplant. Neben den Reisen zu Projekttreffen umfasst dies auch Reisen zu Untersuchungen vor Ort, Tagungen und Konferenzen. Wie im Arbeitsplan kann es auch hier zu Verzögerungen oder Änderungen kommen. Bei Änderungen von Reisen innerhalb Deutschlands müssen Sie den Projektträger in der Regel nicht um Freigabe bitten oder eine Änderung beantragen, sofern die Kosten innerhalb der geplanten Reisekosten liegen.

Bei Reisen ins Ausland, welche in der Regel zu Konferenzen oder Tagungen führen, sind örtliche Anpassungen der Veranstaltungen ohne Änderungsantrag möglich. Ändert sich die Konferenz, weil ihre geplante Veröffentlichung bei der zuerst angedachten Veranstaltung nicht angenommen wurde, informieren Sie in der Regel den Projektträger kurz per E-Mail. Auf eine Genehmigung oder Freigabe müssen Sie hier im Sinne der Wirtschaftlichkeit nicht warten, außer es gibt entsprechende Auflagen im Zuwendungsbescheid. Wenn eine Reise voraussichtlich zusätzliche Kosten hervor ruft, beispielsweise weil die Konferenz in Ozeanien statt wie im Antrag vermutet in Zentraleuropa stattfindet, müssen Sie eine Änderung immer dann beantragen, wenn Sie die Mehrkosten nicht selbst tragen.

Sofern Sie für eine Hochschule oder Forschungseinrichtung arbeiten, klären Sie bitte administrative Fragen zu Reisen zuerst mit Ihrer Drittmittelstelle. Diese verfügt über ein umfangreiches Erfahrungswissen. Insbesondere müssen in der Regel Änderungsanträge immer über Ihre Drittmittelstelle laufen.

Neben Personal und Reisen haben Sie noch Material, Anlagen, Gegenstände usw. beantragt. Die Beschaffung kann dabei verschiedenen Auflagen unterliegen, welche im Zuwendungsbescheid ausführlich dargelegt sind. Die häufigsten Auflagen sind eine explizite Beantragung der Mittelfreigabe für eine bestimmte Position (eine sogenannte Sperre, die erst aufgehoben werden muss) oder Vorgaben zur Einhaltung des Vergaberechts, welche Sie beachten müssen.

Wenn Sie sich hier unsicher sind, wie oder ob das Vergaberecht anzuwenden ist, und insbesondere, wenn Sie keine zentrale Beschaffungsabteilung (mit einschlägigen Erfahrungen zum Vergaberecht) haben, berät Sie der Projektträger zu Ihren Verpflichtungen im Rahmen des Zuwendungsrechts. Es ist empfehlenswert, wenn Sie Ihre Fragen an die Bearbeitenden zuerst per E-Mail stellen.

Sofern Sie für eine Hochschule oder Forschungseinrichtung arbeiten, klären Sie bitte administrative Fragen zu Beschaffungen zuerst mit Ihrer Drittmittelstelle. Diese verfügt über ein umfangreiches Erfahrungswissen. Insbesondere müssen in der Regel Änderungsanträge immer über Ihre Drittmittelstelle laufen.

Ein wesentlicher und als Teil der Nebenbestimmungen vorgegebener Austausch in Verbundprojekten findet in Projekttreffen statt. Sie sind verpflichtet, den Projektträger zu allen Projekttreffen einzuladen. Die Einladung sollte dabei nach Möglichkeit mindestens vier Wochen vor einem Projekttreffen bei allen Teilnehmern, inklusive des Projektträgers, eingehen. Es ist gewünscht, aber nicht verpflichtend, dass in Verbundprojekten die Projekttreffen abwechselnd bei den Verbundpartnern stattfinden.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass Projekttreffen mit persönlichem Kontakt virtuellen Treffen vorzuziehen sind. Selbstverständlich können Sie einzelne Projekttreffen bei Bedarf auch virtuell oder hybrid durchführen, gerade wenn dies allen Verbundpartnern erlaubt am Treffen teilzunehmen. Wir erwarten aber, dass zumindest das erste und letzte Treffen ein vollständig persönliches Treffen ist, damit sich alle Teilnehmer kennenlernen und am Ende über die erreichten Ziele und die Verwertung einig werden.

Projekttreffen dienen dem Austausch. Dies bedeutet, dass gerade nicht nur die Projektleiterinnen und Projektleiter an den Projekttreffen teilnehmen sollten, sondern nach Möglichkeit alle Beteiligten. Sofern Sie wissenschaftliche Hilfskräfte im Projekt beschäftigen, so sollten diese im Sinne der Nachwuchsausbildung zumindest an einem der Projekttreffen anwesend sein.

Arbeitsplan bei Bedarf rechtzeitig anpassen

Projekttreffen können auch genutzt werden, um den Arbeitsplan bei Bedarf anzupassen. Hier können Sie gemeinsam besprechen, welche Arbeiten vor und welche hinter dem Plan liegen. Auf dieser Basis können Sie dann in Ihren Zwischenberichten über den Stand und die benötigten Änderungen berichten.

Stellt sich heraus, dass bestimmte Arbeiten sehr verzögert sind, können Sie auch eine Verlängerung der Projektlaufzeit beantragen. In seltenen Fällen können Sie auch zu dem Schluss kommen, dass die Projektziele überhaupt nicht erreicht werden können. In diesem Fall müssen sie unbedingt unverzüglich Kontakt zum Projektträger aufnehmen, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

In manchen Forschungsbereichen oder für ganze Forschungsprogramme gibt es Begleitforschungsprojekte. Solche Projekte streben eine übergreifende Verbindung und einen Austausch innerhalb eines fachlichen Themenbereichs oder Programmes an. Der Zuwendungsbescheid verpflichtet Sie dazu, mit der Begleitforschung konstruktiv zusammenzuarbeiten. Sie sollten sich, wenn möglich, in angefragte Aktivitäten der Begleitforschung aktiv einbringen. Dadurch haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre Belange auch für zukünftige Forschungsziele zu kommunizieren.

Die Forschungsnetzwerke Energie sind ein dialogorientiertes Forum für den Austausch zwischen Forschung, Politik und Wirtschaft. Die Begleitforschung ist eng mit den Forschungsnetzwerken verknüpft, sodass bei Bedarf gegenseitige Synergieeffekte genutzt werden können. In regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen vor Ort oder online dienen die Forschungsnetzwerke Energie als offenes Expertenforum. Sie sollten sich, auch über die Verpflichtungen im Zuwendungsbescheid hinaus, allein aus Eigeninteresse an den Forschungsnetzwerken beteiligen. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich mit weiteren aktiven Akteurinnen und Akteuren Ihres Faches zu vernetzen und über Forschungsziele auszutauschen.

Begleitforschungsprojekte und Forschungsnetzwerke werden durch den Projektträger eng betreut, so dass der wissenschaftliche Input an den Fördergeber rückgekoppelt wird. Neben der Möglichkeit für Sie, hier einen Teil ihrer wissenschaftlichen Verwertung zu realisieren, helfen Sie daher auch bei der weiteren Ausgestaltung der Forschungsförderung. Zuwendungsgeber und Projektträger nutzen die Impulse, um die Förderstrategie im Bereich der Energieforschung an die aktuellen Bedarfe anzupassen.

Zur Abwicklung Ihrer Zuwendung wird verwaltungsintern die Website profi-Online des Bundes verwendet. Die Website erleichtert Ihnen die Abwicklung der formgebundenen Vorgänge wie z.B. das Einreichen der Zahlungsanforderungen und Zwischenberichte Ihres Projektes. Außerdem sind auf der Website alle Fälligkeitsdaten für Berichte und Nachweise als Tabelle übersichtlich hinterlegt.

Sofern Sie im Rahmen Ihres Antrages noch keinen Zugang zu profi-Online beantragt bzw. eingerichtet haben, so nutzen Sie das zugehörige Antragsformular. Das Formular muss zwingend unterschrieben an den zuständigen Projektträger gesendet werden. Stellen Sie dabei bitte sicher, dass alle Angaben vollständig sind. Nur so können die Zugangsdaten auch Ihrem Projekt zugeordnet werden.

Beachten Sie, dass Personen mit den notwendigen Zugriffsrechten ausgestattet sein müssen, um bestimmte Formulare einzureichen. Personen erhalten dabei im System verschiedene Rollen, welche von einer Person mit dem Recht zur Benutzerverwaltung geändert werden können. Details entnehmen Sie dem profi-Online Benutzerhandbuch.

Sofern Sie unberechtigte Zugriffe auf ihre profi-Online-Zugänge bemerken, müssen Sie unverzüglich sowohl den Projektträger als auch den Betreiber von profi-Online informieren!

Über profi-Online werden Ihnen alle Online-Formulare für die reguläre Abwicklung Ihres Projektes bereitgestellt:

• Antrag zur Änderung von Haushaltsdaten (Mittelumwidmung, Mittelverschiebung, Laufzeitänderung, Kürzung)
• Zahlungsanforderungen
• Zwischenberichte
• Zwischennachweise
• Verwendungsnachweis
• Erfolgskontrollbericht
• Berichtsblatt
• Document Control Sheet (englische Fassung des Berichtsblatts)

Beachten Sie, dass der Projektträger keinen Einblick in die von Ihnen vorbereiteten Formulare hat, bevor Sie diese absenden. Daher ist in vielen Fällen eine Hilfestellung durch den Projektträger bei der Benutzung von profi-Online nicht möglich. Um das zu ermöglichen, können Sie dem Projektträger aber die Rechte über den Gastzugang einräumen. Wie das geht, erfahren Sie im profi-Online Benutzerhandbuch Abschnitt „Hilfe anfordern“.

Eines der häufigsten Probleme, das beim Einreichen von Formularen auftritt: Die Person hat nicht die richtige Rolle und damit nicht die notwendigen Rechte. In diesem Fall müssen Sie die Person mit dem Recht zur Benutzerverwaltung in Ihrem Unternehmen, Ihrer Forschungseinrichtung oder Hochschule kontaktieren. Die Person können Sie unter dem Reiter „Vorhabenbenutzer“ in profi-Online ausfindig machen.

Durch Zahlungsanforderungen erhalten Sie regelmäßig Teilzahlungen der bewilligten Zuwendung ausgezahlt. Dabei gibt es einen Unterschied zwischen Projekten auf Kostenbasis und Projekten auf Ausgabenbasis.

Sofern Ihr Projekt auf Kostenbasis abgerechnet wird, können Sie nur die bereits entstandenen Kosten pro Quartal anfordern; d.h. nachschüssig. Speziell für Hochschulen, deren Projekt auf Ausgabenbasis abgerechnet wird, gilt: Sie können Ihren Mittelbedarf für bis zu zwei Monate im Voraus planen und anfordern; d.h. vorschüssig.

Angaben zur Bankverbindung sowie zur Verbuchungsstelle haben Sie bereits im Formularantrag gemacht. Diese Angaben stehen somit für jeden Zahlungsvorgang zur Verfügung. Sollte der Zahlungsweg angepasst werden müssen, können sie das auf der Zahlungsanforderung eintragen. Eine Änderung der Bankverbindung müssen Sie dem zuständigen Projektträger durch ein rechtsverbindlich unterschriebenes Schreiben mitteilen. Eine Änderung der Bankverbindung per E-Mail oder Telefon ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Über eine falsche Bankverbindung müssen Sie den zuständigen Projektträger unverzüglich informieren.

Alle Angaben in den Tabellen der Zahlungsanforderung beziehen sich auf die Kosten bzw. Ausgaben des Projektes im laufenden Haushaltsjahr. Die Angaben in der Spalte „Bisher abgerechnete Kosten" bzw. "Bisher abgerechnete und geplante Ausgaben" werden Ihnen auf Basis der vorliegenden Daten vorgegeben. Für jede Einzelposition ist der anzurechnende und später nachzuweisende Betrag angegeben. Zum Jahresanfang werden sie daher in dem ersten Ausdruck der Zahlungsanforderung mit "0" ausgewiesen, bei allen folgenden Zahlungsanforderungen wird die Summe gebildet.

Bei den Einträgen für die Spalte „entstandenen Ausgaben/Kosten“ im laufenden Haushaltsjahr geben Sie die für die einzelnen Positionen verbrauchten Mittel an. Sie können hier auch entstandene Kosten/Ausgaben angeben, die höher sind als die im Haushaltsjahr derzeit bereitgestellten Mittel. In diesem Fall wird sich der Projektträger, soweit Haushaltsmittel verfügbar sind, um eine weitere Bereitstellung der Mittel bemühen.

Sollten Sie allerdings erheblich mehr Mittel anfordern als dem Projektverlauf nach zu erwarten wäre, dann müssen Sie eine ausführliche Begründung nachreichen, sofern sich eine solche nicht aus Ihren Angaben im dafür vorgesehenen Feld der Zahlungsanforderung ergibt.

In Zwischenberichten bzw. Sachberichten dokumentieren Sie regelmäßig den fachlichen Fortschritt Ihres Projekts. Anhand Ihrer Berichte kann der Projektträger die Verwendung der Zuwendung nachvollziehen.

In der Regel müssen Sie zwei Zwischenberichte pro Kalenderjahr abgeben. Ein Zwischenbericht beschreibt die erste Jahreshälfte, der andere beschreibt die zweite Jahreshälfte. Sofern Ihr Projekt nach dem 1. September bzw. nach dem 1. April eines Jahres beginnt, wird Ihnen der Zwischenbericht für das bereits angebrochene Halbjahr erlassen. Für das letzte (angebrochene) Halbjahr Ihres Projekts müssen Sie ebenfalls keinen Zwischenbericht vorlegen, da dann bereits der Abschlussbericht ansteht.

Ausnahmen für den halbjährlichen Rhythmus gelten für Projekte mit einer Zuwendung auf Ausgabenbasis. Dies sind in der Regel Hochschulen, die alleine oder mit anderen Hochschulen in einem Projekt zusammenarbeiten. Hier reicht ein Zwischenbericht pro Kalenderjahr. Hochschulen, die in einem Verbundprojekt mit Partnern zusammenarbeiten, welche zwei Zwischenberichte pro Jahr abgeben müssen, werden dazu verpflichtet, dass sie ihren Zwischenbericht ebenfalls zwei Mal pro Jahr verfassen.

Jeder Zwischenbericht besteht aus einer Reihe von inhaltlichen und fachlichen Fragen. Bitte beschreiben Sie hier kurz den Fortschritt innerhalb Ihrer bearbeiteten Arbeitspakete. Bitte formulieren Sie dabei trotz der Kürze so detailliert, dass jemand, der nicht im Projekt mitarbeitet, den Fortschritt nachvollziehen kann. Außerdem müssen Sie zu den Meilensteinen und, falls vorgesehen, den Abbruchkriterien eine Aussage treffen.

Darüber hinaus werden Sie nach Verzögerungen und sonstigen Hindernissen bei der Projektdurchführung gefragt. Dabei geht es ausschließlich um wesentliche Verzögerungen. Nicht in den Bericht gehören Kleinigkeiten, wie zum Beispiel die Verzögerung bei der Beschaffung eines Rechners um zwei Wochen oder der krankheitsbedingte Ausfall einer Dienstreise. Dagegen wäre es zum Beispiel wichtig zu wissen, ob es durch ein Produktionsproblem bei einem komplexen Prototyp zu einer Verzögerung von Feldtests um ein halbes Jahr kommen wird. Relevant zu berichten wäre auch, wenn Experimente gezeigt haben, dass eine geplante Lösung technisch nicht möglich ist und nun in den nächsten drei Monaten ein neuer Lösungsweg gesucht werden soll. Auch, wenn Probleme zwar keine Konsequenzen für den Projektverlauf bedeuten, aber einzelne Projektpartner aufgrund von Verzögerungen nicht weitermachen können, sollten Sie darauf hinweisen.

Weitere wichtige Informationen für den Zwischenbericht sind durch Recherchen gefundene oder durch Sie neu geplante Schutzrechte. Mussten Sie durch gefundene andere Lösungen und Patente, die ggf. ein Teilproblem besser lösen, Ihre Arbeiten anpassen, oder konnten Sie Arbeiten abkürzen? Bitte beschreiben Sie in solchen Fällen, wie genau Sie damit im weiteren Projektverlauf umgehen wollen.

Wissenschaftliche Veröffentlichungen sowie öffentliche Präsentationen Ihrer Ergebnisse sind ebenfalls Bestandteil eines Zwischenberichts. Bitte nennen Sie möglichst konkret die Messetermine oder Veranstaltungstermine, zu denen eine Präsentation von Projektergebnissen vorgesehen ist. Wenn Sie eine wissenschaftliche Veröffentlichung in einer Fachzeitschrift oder einem Konferenzband platziert haben, oder ein Poster aufgestellt haben, so geben Sie bitte einen vollständigen Verweis an. Bitte hängen Sie zusätzliche eine Kopie (vom Druckvorentwurf ist ausreichend) an den Zwischenbericht an. Gleiches gilt für Dissertations- und Habilitationsschriften sowie Bücher und Buchkapitel.

Nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres müssen Sie innerhalb einer vorgegebenen Frist einen Zwischennachweis vorlegen. Mit dem Zwischennachweis wird das ganze Vorjahr abschließend abgerechnet.

Für Zuwendungen auf Kostenbasis ist ein Zwischennachweis dem Inhalt nach eine Zahlungsanforderung für das letzte Quartal des Vorjahres.

Für Zuwendungen auf Ausgabenbasis, also insbesondere für Hochschulen, ist zusätzlich eine Belegliste vorzulegen.

Die Belege selbst müssen Sie mit dem Zwischennachweis nicht vorlegen. Sie müssen aber jederzeit dazu in der Lage sein. Daraus ergibt sich, dass Sie Belege ordnungsgemäß ablegen und organisieren müssen, um diese jederzeit dem Projekt zuordnen zu können. Der Projektträger nimmt jedes Jahr stichprobenhafte Vor-Ort-Prüfungen vor, wie es in den allgemeinen Nebenbestimmungen festgelegt ist.

Eine Vor-Ort-Prüfung durch den Projektträger wird Ihnen in der Regel zwei Wochen vorher angekündigt. Zum angegebenen Termin müssen Sie alle Belege für das oder die zu prüfenden Projekte vorlegen. Daneben hat auch der Bundesrechnungshof jederzeit ein Prüfungsrecht vor Ort. Verweigern Sie die Prüfung vor Ort oder können Sie keine Belege vorlegen, führt dies in der Regel dazu, dass ein Verdacht auf Subventionsbetrug bei der zuständigen Staatsanwaltschaft angezeigt wird. In dem Fall kann die Zuwendung auch für die Vergangenheit widerrufen werden.