Gesamtvorkalkulation (Antrag auf Kostenbasis)

Die Mengenansätze und die Bewertungen in der Vorkalkulation müssen Sie nach den Vorschriften der Leitsätze für die Preisermittlung aufgrund von Selbstkosten (Anlage zur Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen), auch PreisLS oder LSP genannt, ermitteln.

Wenn Sie über keine Kostenrechnung im Sinne der Nr. 2 LSP verfügen, können Sie entweder eine Kostenrechnung entsprechend der Nr. 2 LSP einrichten oder andernfalls anhand Ihrer kaufmännischen Buchführung Kosten geltend machen. Auf jeden Fall müssen Sie alle Kosten sorgsam ermitteln und nachweisen. Sollte dies nicht möglich sein, können nur die Ausgaben im Sinne der Nr. 5.4 NKBF 98 zuzüglich eines Zuschlags von höchstens fünf Prozent zur Abgeltung sogenannter Gemeinkosten als zuwendungsfähig anerkannt werden.

Sollten aufgrund betriebsindividueller Gegebenheiten Ihres Rechnungswesens einzelne Positionen der Vorkalkulation mit anderen Positionen zusammengefasst werden, nutzen Sie bitte die Anmerkungsfelder in den Formularen zu den freigelassenen Positionen. Dort vermerken Sie, in welcher anderen Position die Kosten enthalten sind.

Mit Marktpreisen kalkulierte Teilleistungen müssen Sie erläutern und ohne Umsatzsteuer sowie gekürzt um einen Abschlag in Höhe von 10 Prozent für kalkulatorischen Gewinn, Gewerbeertragsteuer und Vertriebskosten (Nr. 5.5 NKBF 98) bei den jeweiligen Einzelpositionen ausweisen. Auf Marktpreise dürfen Sie keine Zuschläge verrechnen. Mit diesen Marktpreisen kalkulierte Teilleistungen dürfen Sie höchstens 20 Prozent der vorkalkulierten Selbstkosten (einschließlich dieser Marktpreise) des Projektes ansetzen.   

Wenn Sie die Einstandspreise der für das Projekt besonders beschafften Gegenstände und der erbrachten sonstigen Fremdleistungen ermitteln, berücksichtigen Sie bitte die eingeräumten Skonti. Bitte nutzen Sie die Möglichkeiten für Skonti aus, um die Fördermittel wirtschaftlich zu verwenden. 

Für erfolgreiche Forschungs- und Entwicklungsprojekte benötigen Sie geeignetes eigenes Personal. Wir unterscheiden grundsätzlich zwischen vorhandenem Personal und noch einzustellendem Personal (sogenannten „N.N. Personal“). Ihr Personal unterteilen Sie dabei in Gruppen. Sofern ein Tarifvertrag besteht, welcher das Personal in geeignete Gruppen aufteilt, so verwenden Sie bitte diesen als Grundlage. Sollte keine geeignete Aufteilung oder kein Tarifvertrag vorhanden sein, so bilden Sie bitte selbst nachvollziehbare Gruppen, beispielsweise nach Erfahrungsstufen wie Junior- und Senior-Ingenieur.

Sofern Sie einen Antrag auf Kostenbasis stellen, müssen Sie zwingend den jeweils für Sie gültigen Tarifvertrag anwenden. Gilt bei Ihnen kein Tarifvertrag, beachten Sie bitte das Besserstellungsverbot  (sofern keine Ausnahme nach der Bundeshaushaltsordnung oder dem Wissenschaftsfreiheitsgesetz vorliegt). 

Neben den Personaleinzelkosten können auch Gemeinkosten angesetzt werden. Der Kostenansatz und die Kostenabrechnung nach LSP (siehe auch Grundlegendes zur Vorkalkulation) macht es möglich, mehrere Gemeinkostensätze anzusetzen. Hierzu zählen der Materialgemeinkostensatz, der Verwaltungsgemeinkostensatz und der Personalgemeinkostensatz. 

Diese Gemeinkosten können in den jeweiligen Positionen entweder getrennt angesetzt oder ganz bzw. teilweise zusammengefasst werden – entsprechend der betriebsindividuellen Abrechnung. Es können jedoch nur solche Gemeinkosten angesetzt werden, die im Unternehmen üblicherweise ermittelt werden (Grundsatz der stetigen Verrechnung). Nicht zuwendungsfähig Bestandteile des Gemeinkostensatzes sind den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis an Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (NKBF 98) zu entnehmen.

Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie Fehlzeiten der Arbeitnehmenden dürfen in der Vorkalkulation in den Personaleinzelkosten oder Gemeinkosten berücksichtigt werden. Bitte erläutern Sie das Verfahren der Ermittlung der angesetzten Personalkosten kurz im Abschnitt „Erläuterungen“.

Üblicherweise kann bei großen Unternehmen Ihre Finanzbuchhaltung die Gemeinkosten ermitteln. Bei kleinen und mittleren Unternehmen kann ggf. mit Hilfe Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers die Ermittlung der Gemeinkosten gelingen, auch wenn Sie diese noch nie selbst ermittelt haben.  

Für erfolgreiche Forschungs- und Entwicklungsprojekte sind häufig Arbeiten an anderen Orten, ein fachlicher Austausch, oder auch Besuche von Messen, Tagungen und Konferenzen notwendig. Alle diesbezüglich notwendigen Reisen sind zuwendungsfähig. Im Sinne der Wirtschaftlichkeit richtet sich die Prüfung der von Ihnen kalkulierten Reisekosten nach dem  Bundesreisekostengesetz.

Gemeinsame Reiseplanung in Verbünden

Bei der Planung der Reisen, gerade innerhalb eines Verbundprojektes, müssen Sie sich mit allen Partnern abstimmen. Der Koordinator eines Verbundprojektes sollte daher eine Gesamtübersicht aller Reisen erstellen. So können Sie im Verbund beispielsweise sicherstellen, dass keine widersprüchlichen Reiseplanungen entstehen. Erfahrungsgemäß macht die Aufklärung von sich widersprechenden Angaben zu Reisetätigkeiten in Verbünden einen Großteil der Nachforderungen aus. Mit einer Gesamtübersicht aller Reisen im Verbundprojekt sparen Sie sich daher Rückfragen bei Widersprüchen zwischen einzelnen Anträgen. Bitte bilden Sie die gemeinsame Reiseplanung dafür sorgfältig im Antragsformular ab.

Wirtschaftlichkeit beachten

Insgesamt kommt es bei der Reiseplanung auf eine wirtschaftliche Verwendung der Zuwendung an. Um den Prüfungsaufwand für Sie und den Projektträger auf einem angemessenen Niveau zu belassen, findet in der Regel lediglich eine kursorische Prüfung im Rahmen der Vorkalkulation statt. Sofern die angesetzten Reisekosten zwei Prozent der Personalkosten (inklusive Gemeinkosten) überschreiten, geht die Prüfung tiefer. Grundsätzlich sind Sie stets zur wirtschaftlichen Mittelverwendung verpflichtet. Das wird bei Projektende mit dem Verwendungsnachweis abgefragt und geprüft.

Liegen die Reisekosten über dieser Schwelle von zwei Prozent, so müssen Sie die im Antrag angesetzten Reisekosten anhand einer Tabelle in Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Tagegelder und Teilnahmegebühren aufschlüsseln. Die Angaben in der Gesamtübersicht des Koordinators, in Ihrem Antrag und ggf. in Ihrer Aufschlüsselung müssen übereinstimmen.

Notwendigkeit der Reisetätigkeit

Grundsätzlich sind nur notwendige Reisen zuwendungsfähig. Beachten Sie das bitte auch dann, wenn Sie aufgrund der zuvor dargestellten Erleichterung keine Belege für die Vorkalkulation vorlegen müssen. Ohne Reiseplanung wird deren Notwendigkeit erst mit dem Verwendungsnachweis geprüft. Dort gelten dann für die Prüfung die nachfolgenden Regelungen als Prüfungsgrundlage.

Bei der Bewertung, ob eine von Ihnen geplante Reise notwendig ist, kommt es darauf an, ob die Reise einen unmittelbaren Projektbezug hat. Wenn Sie beispielsweise häufig zu einer anderen Betriebsstätte reisen, weil dort ein Teil der Entwicklungsarbeiten stattfindet, oder Sie einen Unterauftragnehmer haben, bei dem Sie große Anlagen oder Geräte vor Lieferung abnehmen oder inspizieren, so sollten Sie dies in der Vorhabenbeschreibung dargestellt haben.

Bei Reisen zu Messen, Tagungen oder Konferenzen kommt es auf die fachliche Notwendigkeit an. Diese Notwendigkeit wird im Allgemeinen danach bewertet, wann die Reise im Projektverlauf stattfindet. Sind Recherchen zu den Anlagen oder Geräten notwendig, die im Projekt beschafft werden müssen, kann eine Reise zu einer Messe im ersten Jahr eines Projektes sinnvoll sein.

Reisen zu Tagungen und Konferenzen, auf denen Sie Ihre Ergebnisse vorstellen möchten, sind stattdessen eher im letzten Projektjahr plausibel. Neben einem Hinweis im Abschnitt zur Verwertung ist daher in der Vorhabenbeschreibung dazu keine umfassende Erläuterung notwendig. Dagegen wäre eine Reise zu einer wissenschaftlichen Konferenz bereits im ersten Projektjahr auf den ersten Blick wenig plausibel. Falls die Reise dennoch notwendig ist, müssen Sie das umfangreich begründen.

Reisen zu Messen, Tagungen und Konferenzen, bei denen die Reiseziele aufgrund der mehrjährigen Projektdauer noch nicht bekannt sind, können trotzdem beantragt werden. In diesem Fall geben Sie in der Planung den Namen der Messe, Tagung oder Konferenz an, und schätzen Sie die Reisekosten zu einem wahrscheinlichen Veranstaltungsort. Teilnahmegebühren zu Veranstaltungen gehören dabei zu den zuwendungsfähigen Kosten.

Gerade bei Entwicklungsprojekten werden Sie Material beschaffen müssen. Zum Material gehören alle Einsatzstoffe, die branchenüblich als Material verrechnet werden. Die Mengen- und Preisansätze müssen Sie zusätzlich in einer für das jeweilige Material üblichen Weise darstellen. Dafür eignet sich zum Beispiel eine Tabelle als Anlage zur Vorhabenbeschreibung.

Informieren Sie sich hierzu auch über die Orientierungswerte für häufig vorkommende Antragspositionen im Energieforschungsprogramm. Die Orientierungswerte gewähren Ihnen Erleichterungen, um bis zu bestimmten Schwellenwerten im Rahmen der Vorkalkulation keine detaillierten Angebote oder Materiallisten vorlegen zu müssen.

Unter Materialkosten werden Einsatz- und Fertigungsstoffe verstanden, die üblicherweise bei Ihnen entstehen. Materialkosten unterscheiden sich nach ihrer Verrechnung:

• Materialeinzelkosten: Der Verbrauch wird mittels Materialentnahmeschein projektbezogen erfasst und kann dem Projekt direkt zugerechnet werden.
• Materialgemeinkosten: Sie werden kostenstellenweise erfasst und indirekt (z.B. als Fertigungsgemeinkosten) dem Projekt zugerechnet. Hierbei handelt es sich um Hilfsstoffe und Betriebsstoffe oder Kosten der Beschaffung, Prüfung, Lagerung.

Materialkosten  unterscheiden sich außerdem nach ihrer Verwendung, die wie folgt aufgeschlüsselt ist (vgl. Nr. 11-21 LSP):

• Rohstoffe werden zu einem Hauptbestandteil des Produktes und können somit direkt auf die einzelnen Kostenträger zugerechnet werden.
• Hilfsstoffe werden zu einem Nebenbestandteil des Produktes. Diese Hilfsstoffe sind zwar direkt auf die Kostenträger zurechenbar, die genaue Erfassung wäre jedoch in den meisten Fällen zu aufwendig. Man zählt das Hilfsmaterial daher üblicherweise zu den Gemeinkosten. Nur wenn sie betriebsüblich als Einzelkosten erfasst werden, können sie im Vorhaben als Materialeinzelkosten anerkannt werden.
• Betriebsstoffe werden für die Herstellung der Produkte benötigt und regelmäßig in den Fertigungsgemeinkosten verrechnet.

Die Entscheidung, ob es sich um Materialeinzelkosten oder Materialgemeinkosten handelt, klären Sie am besten mit Ihrer Buchhaltung. Materialgemeinkosten dürfen Sie nur ansetzen, wenn diese nicht bereits in den Gemeinkosten der Personalkosten berücksichtigt wurden.

Eine gute Grundlage für die Kalkulation des Materials bilden bereits vorliegende Angebote von Lieferanten. Bitte halten Sie den Prüfungsaufwand jedoch bei sehr vielen kleinen Materialeinzelpositionen in plausiblen Grenzen, indem Sie Einzelteile in Gruppen zusammenfassen und addieren. Es ist zum Beispiel für den Bau eines Elektrogeräts nicht notwendig, alle passiven Bauteile wie Widerstände und Kondensatoren mit Materialwerten im Eurocent-Bereich einzeln aufzuführen.

Bei vielen kleinen Materialeinzelpositionen findet nur eine kursorische Prüfung auf Plausibilität im Rahmen der Vorkalkulation statt. Selbstverständlich sind Sie weiter zur wirtschaftlichen Mittelverwendung verpflichtet, welche dann im Rahmen des Verwendungsnachweises geprüft wird .   

Gerade wenn hochinnovative Entwicklungen betrieben werden, kommt es vor, dass Sie projektspezifische Anlagen beschaffen müssen. Dabei handelt es sich um Anlagen und Gegenstände, die gesondert für das Projekt angeschafft oder hergestellt werden müssen und nicht zur betriebsüblichen Grundausstattung gehören. Diese Anlagen können über die Zuwendung beschafft werden.

Bei der Ermittlung der vorkalkulatorischen Anlagekosten sind die Anschaffungskosten, die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer und die Nutzungsdauer im Projekt ausschlaggebend.

• Anschaffungskosten sind alle Aufwendungen, die der Antragsteller geleistet hat, um den Vermögensgegenstand zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Neben den klassischen Kosten des Erwerbs eines Vermögensgegenstandes beinhalten sie damit auch die Anschaffungsnebenkosten (zum Beispiel Transport und Montage). Falls Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sind die Anschaffungskosten ohne gezahlte Umsatzsteuer anzusetzen. Gewährte Rabatte und Skonti sind keine Anschaffungskosten.
• Als betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer gilt der Zeitraum, in dem ein Vermögensgegenstand unter Berücksichtigung der unternehmensindividuellen Situation genutzt werden kann. Die Vermögensgegenstände – hier die projektspezifischen Anlagen und Gegenstände – sind über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. In Zweifelsfällen kann die Nutzungsdauer aus den Abschreibungstabellen für die Absetzung für Abnutzung (AfA) des Einkommenssteuergesetzes (§ 7 Abs. 1 Satz 2 EstG) genutzt werden.

Daneben können Sie auch Abschreibungen auf sonstige genutzte Anlagen anteilig über die Zuwendung abrechnen. Dabei handelt es sich um Anlagen und Gegenstände, welche Sie schon besitzen, aber für das Projekt verwenden. In diesem Fall müssen Sie für jede Anlage und jeden Gegenstand Ihren Ansatz gesondert erläutern. Diese gesonderte Erläuterung muss ebenfalls Nachweise über die Anschaffungskosten, betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, die Nutzungsdauer im Projekt und Angaben über den Anteil der Nutzung im Projekt umfassen.

Bitte erläutern Sie beim geplanten Einsatz projektspezifischer Geräte und Anlagen in der Vorhabenbeschreibung genau, warum und wofür diese benötigt werden. Eine gute Möglichkeit bildet der Arbeitsplan. Hier können Sie direkt im Kontext des Projektes darstellen, wofür die Anlage benötigt wird. Für jede Anlage ist eine klare und verständliche Erläuterung notwendig, damit wir prüfen können, ob die von Ihnen angesetzten Kosten angemessen sind.

Falls in Ihrem Projekt Kosten anfallen, welche weder den Materialkosten noch den Anlagekosten zugeordnet werden können, handelt es sich in den meisten Fällen um sonstige unmittelbare Projektkosten. Beispiele für diese Kategorie sind Dienstleistungen wie Gutachten oder notwendige Bestätigungen durch öffentliche bestellte Sachverständige oder Prüfsachverständige bei der Abnahme großer Anlagen. Softwarelizenzen oder Cloudrechenzeit mit mietähnlichem Charakter sind ebenfalls als sonstige unmittelbare Vorhabenkosten anzusetzen. Werden entsprechende Produkte allerdings gekauft, müssen diese in den Anlagekosten entsprechend ihrer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Weitere typische unmittelbare Kosten sind besondere Büroausstattungen wie sehr leistungsfähige Rechner. Auch andere Kleingeräte, die individuellen Mitarbeitern zugeteilt sind und extra für das Projekt beschafft werden – aber nicht den Anlagen zuzurechnen sind – wären ein Beispiel für unmittelbare Kosten. Da eine Grundausstattung vorausgesetzt wird, ist hier aber generell kein Ansatz einer vollständigen Arbeitsplatzausstattung zuwendungsfähig. Sonstige unmittelbare Kosten für Arbeitsplatzausstattungen sind nur dann als Zuwendung angemessen, wenn sie über die Grundausstattung eines Arbeitsplatzes hinausgehen.

Außerdem können notwendige Kosten von KMU für die Anmeldung und Erteilung eines Schutzrechtes (Patentanwalt und Patentamt) zur Erfüllung des Zuwendungszwecks als zuwendungsfähig anerkannt werden, soweit die Kosten im Bewilligungszeitraum anfallen und nicht anderweitig öffentlich finanziert wurden oder werden (beispielsweise über die Patentförderprogramme des Bundes für KMU). 

Als Verwaltungskosten werden in der Betriebswirtschaft alle Kosten bezeichnet, die nicht Herstellungskosten oder Vertriebskosten sind. Da Verwaltungskosten in der Regel nicht verursachungsgerecht auf einzelne Kostenträger (zum Beispiel Produkt oder Projekt) verrechnet werden können, werden sie in der Regel als Gemeinkosten verrechnet.

Werden Verwaltungskosten gesondert ausgewiesen, ist eine eventuelle Doppelverrechnung der Verwaltungskosten auszuschließen. Vertriebsgemeinkosten einschließlich Werbekosten sind generell nicht förderfähig. Daher dürfen diese nicht bei der Ermittlung der Verwaltungskosten berücksichtigt werden.

Ob es für Sie sinnvoll oder notwendig ist, die Verwaltungskosten gesondert auszuweisen, liegt bei Ihnen. Beraten Sie sich dazu mit Ihrer Finanzbuchhaltung oder Ihrer Steuerberatung bzw. Ihrer Wirtschaftsprüfung.

Ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt wird üblicherweise von Ihrer Forschungs- und Entwicklungsabteilung durchgeführt. Zu Kosten innerbetrieblicher Leistungen kommt es, wenn Sie Unterstützung aus anderen Bereichen Ihres Unternehmens benötigen. Zum Beispiel werden im Rahmen Ihres Vorhabens Leistungen benötigt, die von einem Dritten zugekauft werden sollen. Der Lieferant dieser Leistung ist allerdings kein fremder Dritter, sondern eine Abteilung in Ihrem Unternehmen, die außerhalb des eigentlichen Forschungs- und Entwicklungsbereiches liegt (zum Beispiel Rechner-, Fertigungs-, oder Werkstattkosten). Um die entstandenen Kosten als innerbetriebliche Leistung zu erfassen, muss das Personal der anderen Abteilung die Arbeiten durchgeführt haben und der Forschungs- und Entwicklungsabteilung die Ergebnisse zur Verfügung stellen. In großen Unternehmen lässt sich die Abgrenzung häufig durch gesonderte Kostenstellen nachvollziehen.

Innerbetriebliche Leistungen werden über interne Verrechnungspreise abgegolten. Da auch bei innerbetrieblichen Leistungen die LSP und die NKBF (siehe Abschnitt „Grundlegendes zur Vorkalkulation“ ) zu beachten sind, dürfen diese Verrechnungspreise keine förderschädlichen Bestandteile enthalten.

Um innerbetriebliche Leistungen ermitteln zu können, muss ein Zuwendungsempfänger über ein dezidiertes Kosten-Leistungs-Rechnungswesen verfügen. Daher ist ein Ansatz von Kosten innerbetrieblicher Leistungen bei kleinen Unternehmen unüblich.

Bei konzerninternen Leistungen ist die Abgrenzung zwischen innerbetrieblicher Leistung und Auftragsvergabe zu beachten. Eine innerbetriebliche Leistung kann nur von Kostenstellen innerhalb derselben juristischen Person geleistet werden. Kauft der Zuwendungsempfänger hingegen eine Leistung von einer Schwestergesellschaft innerhalb eines Konzerns ein, handelt es sich um eine Auftragsvergabe.

Gerade in komplexen Projekten kann es vorkommen, dass sehr spezielle Aufgaben einmalig anfallen, für die zum Teil besondere Anlagen benötigt werden. Diese Aufgaben können dann wirtschaftlicher von externen Unternehmen übernommen werden. In dem Fall dürfen Sie bei den zugehörigen Aufträgen nur Netto-Kosten veranschlagen, soweit Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Als Fremdleistungen werden nur Teile des Projektes angesehen, die aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen von Dritten erbracht werden. Auch Beschaffungsaufträge mit einem Entwicklungsanteil bis zu 25 Prozent gemäß Nr. 3.3 NKBF 98 müssen als Fremdleistung mit aufgeführt werden. Vergeben Sie Aufträge an mindestens 50 Prozent gesellschaftsrechtlich verbundene Unternehmen, können Sie dafür nur Selbstkosten ansetzen. Kosten aus sonstigen Aufträgen an Dritte (zum Beispiel Materialbeschaffungen, Dienstleistungen) sind den Kosten für Material bzw. sonstigen unmittelbaren Vorhabenkosten zuzuordnen.

Sonderfall bei individueller Preisgestaltung

Bei den folgenden Voraussetzungen für Teilleistungen müssen Vorkalkulationen für „Unteraufträge“ ausgefüllt und dem Antrag als PDF beigefügt werden:

• Die Vergabe von Forschungs- und Entwicklungsaufträgen und sonstigen Aufträgen an Dritte ist nicht zu Marktpreisen vorgesehen.
• Außerdem überschreitet die Vergütung die unter den Nrn. 3.3 und 3.4 NKBF 98 genannten Grenzen für eine Vergütung je Einzelauftrag.

Die Vorlagen dafür finden Sie bei den jeweiligen Fördermaßnahmen in Easy-Online. Technischer Hinweis: Dabei wird ein separates Formular mittels Easy-Online erstellt. Dieses wird nicht automatisch an den zuständigen Projektträger übermittelt. Stattdessen muss es dem eigentlichen Easy-Online-Antrag manuell als PDF angehängt werden.

In der Regel kann die oder der in der Aufforderung zur Antragstellung genannte administrative Mitarbeitende des Projektträgers Sie zum genauen Vorgehen beraten. Es ist empfehlenswert, wenn Sie Ihre Fragen an die Bearbeitenden zuerst per E-Mail stellen. Richten Sie Ihre Mail bitte stets sowohl an die administrativen als auch fachlichen Bearbeitenden.

Beschaffen Sie im Rahmen von Fremdleistungen Anlagen oder Geräte, und fallen hierbei in Einzelfällen Gemeinkosten über die angesetzten Verwaltungskosten hinaus an, so sind diese ebenfalls in dieser Position anzusetzen und zu erläutern.