wird geladen

Gesamtfinanzierung (Antrag auf Ausgabenbasis)

Für jeden Antrag auf Gewährung einer Zuwendung ist eine Vorkalkulation erforderlich. Die zur Durchführung des Projektes notwendigen Ausgaben müssen sie unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Daten, Kenntnisse und Erfahrungen sorgfältig ermitteln. Ihrem Antrag müssen sie schlüssige und vollständige Erläuterungen zum Finanzierungsplan beifügen, insbesondere zu Berechnungsgrundlagen und Mengenansätzen. Bei mehrjähriger Laufzeit des Projektes müssen Sie sowohl einen Finanzierungsplan für den gesamten Zeitraum (Gesamtfinanzierungsplan) als auch getrennte Finanzierungspläne für die einzelnen Kalenderjahre erstellen.

In den Finanzierungsplänen können Sie grundsätzlich nur projektbezogene Ausgaben ansetzen, die innerhalb der vorgesehenen Laufzeit des Projektes verursacht werden. Auch bei Tagungen, Kongressen, Messen und ähnlichen Veranstaltungen können Sie neben den Ausgaben, die unter den nachstehend aufgeführten Positionen und in der Anlage Kongresse und Tagungen erläutert werden, grundsätzlich keine weiteren Ausgaben geltend machen.

Soweit Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand finanziert wird, dürfen sie ihre Beschäftigten finanziell nicht besserstellen als vergleichbare Bundesbedienstete. Diese Vorgabe gilt für alle ihre Beschäftigten, nicht nur für die Mitarbeitenden des geförderten Projektes. Vergütungen, die den TVöD-Bund übersteigen, bedürfen der Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen. Personalausgaben über das Besserstellungsverbot des Bundes hinaus sind nicht zuwendungsfähig. Dies gilt auch hinsichtlich der veranschlagten Personalnebenausgaben. Höhere Vergütungen als nach dem TVöD dürfen nicht gewährt werden. Das Besserstellungsverbot dürfen Sie auch nicht dadurch umgehen, dass nicht zuwendungsfähige Ausgaben durch Dritte finanziert werden.

Es gelten folgende Sonderfälle hinsichtlich des Besserstellungsverbots:

  • Insbesondere staatliche Hochschulen unterliegen aufgrund ihrer Finanzierungsstruktur in der Regel nicht dem Besserstellungsverbot.
  • Bei von Bund und Ländern gemeinsam finanzierten Einrichtungen dürfen Sie das Tarifrecht der jeweiligen Länder dann anwenden, wenn interne Regelungen oder vertragliche Vereinbarungen das vorschreiben oder wenn Ihre Einrichtung überwiegend von einem oder mehreren Ländern finanziert wird.

Sonstige über- und außertarifliche Leistungen dürfen Sie nicht gewähren. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erhalten in der Regel zunächst ein Entgelt nach TVöD/TV-L E 13.

Personalausgaben sind nicht zuwendungsfähig, soweit sie durch Dritte aus öffentlichen Haushalten gedeckt sind. Werden ständige (auf Etatstellen des Zuwendungsempfängers geführte und bezahlte) Bedienstete bei dem Vorhaben, das mit der Zuwendung finanziert wird, eingesetzt, dürfen sie grundsätzlich nur mit Arbeiten betraut werden, die ihrer tariflichen Eingruppierung entsprechen. Wird einem ständigen Bediensteten ausnahmsweise eine höher zu bewertende Tätigkeit übertragen, die einen tariflichen Anspruch auf eine persönliche Zulage begründet, so kann die Zulage zu Lasten der Zuwendung abgerechnet werden. Ist es ausnahmsweise erforderlich, für den im Vorhaben eingesetzten ständigen Bediensteten vorübergehend eine Ersatzkraft einzustellen, können die Ausgaben für den ständigen Bediensteten zu Lasten der Zuwendung abgerechnet werden. Der Ansatz darf die Ausgaben für die Ersatzkraft aber nicht überschreiten.

Ausgaben für Honorare an hauptberufliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Antragstellers sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Die Ansätze für Personalausgaben ermitteln Sie wie folgt:

  • Ist das Personal bekannt, so sind die voraussichtlich entstehenden Personalausgaben zu errechnen. Dies gilt auch immer dann, wenn Personal beim Antragsteller bisher bereits mit anderweitigen Aufgaben beschäftigt ist. In den Erläuterungen müssen Sie erklären, dass die Ansätze personenbezogen ermittelt worden sind.
  • Ist Personal noch nicht näher bekannt, dürfen sie höchstens die vom Zuwendungsgeber festgesetzten Personalausgabenansätze ausweisen. Auskunft über die jeweils höchstzulässigen Ansätze erhalten sie über den Projektträger.

Für Personen, die Altersteilzeit leisten, ermitteln Sie die zuwendungsfähigen Personalausgaben wie folgt:

  • Für die Aktivphase sind fiktive Gehaltsbestandteile nicht zuwendungsfähig. In der Passivphase können die anfallenden Personalausgaben bis zum Ende des Bewilligungszeitraums abgerechnet werden. Die Förderung in der Passivphase beschränkt sich auf die Differenz zwischen einer vollständigen Vergütung und den Ausgaben, die in der Aktivphase zuwendungsfähig waren. Nach Beendigung der Projektförderung ist eine weitere Finanzierung nicht möglich. Bei Altersteilzeit im Teilzeitmodell sind nur Ausgaben für die dem Projekt zugutekommenden Arbeitsleistungen zuwendungsfähig. Unabhängig von der jeweiligen Finanzierungsvariante darf die Inanspruchnahme der Altersteilzeit nicht zu Mehrausgaben für den Bund führen.

In den Erläuterungen zum Finanzierungsplan sind die Personalausgaben nach Entgeltgruppen des TVöD/TV-L, Beträgen und Beschäftigungsdauer aufzuschlüsseln. Für Personal, welches höher als nach Entgeltgruppe E 13 vergütet wird, ist zusätzlich eine kurze Aufgabenbeschreibung beizufügen.

Wenn Sie als privater Antragsteller den TVöD/TV-L nicht anwenden, erfassen Sie die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie vergleichbare Beschäftigte mit ihren Gehältern im Abschnitt „Beschäftigte TVöD/TV-L E12-E15“. Das Gleiche gilt für sonstige Beschäftige (z.B. Ing. grad., Laboranten, Schreibkräfte), die im Abschnitt „Beschäftigte TVöD/TV-L E1-E11“ erfasst werden. Für jede Person geben Sie in den Erläuterungen die Entgelte und die vorgesehene Beschäftigungsdauer an.

Bei Antragstellern, die als Arbeitgeber zur Zahlung der U1-Umlage (Ausgleichsverfahren für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) verpflichtet sind, wird grundsätzlich nur der Mindestsatz (ermäßigter Umlagesatz) als zuwendungsfähig anerkannt. Leistungen der Krankenkasse als Entgeltfortzahlung sind den als zuwendungsfähig anerkannten Personalausgaben anteilig wieder gutzuschreiben.

Wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte an Hochschulen können eine Vergütung erhalten, wie sie an der jeweiligen Hochschule gezahlt wird. Im Übrigen können diese Hilfskräfte entsprechend ihrer Tätigkeit nach den Merkmalen des für die Hochschule geltenden Tarifvertrages eingestuft und vergütet werden. Dazu müssen Sie angeben, nach welchen Grundsätzen die Beschäftigungsentgelte festgesetzt werden.

Grundsätzlich können Sie keine Honorare für die Projektleitung und sonstige ständige Bedienstete ansetzen. Honorarvergütungen bei Aufträgen mit Dritten fallen unter die Vergabe von Aufträgen.

Soll die Zuwendung bei einem rechtlich nichtselbständigen Teil des Antragstellers verwendet werden (z.B. Hochschulinstitut, Arbeitsstelle eines Verbandes), so sind die Arbeitsverträge durch den Zuwendungsempfänger (z.B. Hochschule, rechtsfähiger Verband) abzuschließen. Für Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis, die über den Bewilligungszeitraum hinausgehen, werden keine Mittel bereitgestellt.

Für alle nachfolgenden sächlichen Verwaltungsausgaben gilt: Die Umsatzsteuer für Lieferungen und sonstige Leistungen Dritter können Sie nur dann erstattet bekommen, wenn Sie nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UstG) berechtigt sind. Beachten Sie, dass insbesondere Hochschulen in der Regel umsatzsteuerpflichtig sind. Falls Sie vergessen, die Umsatzsteuer anzusetzen, obwohl sie umsatzsteuerpflichtig sind, so müssen die die Mehrausgaben selbst tragen.

Außerdem müssen Sie bei Lieferungen und sonstigen Leistungen Dritter nach Möglichkeit angebotene Skonti schon bei der Veranschlagung berücksichtigen.

Ausgaben für bewegliche Sachen (Gegenstände), die der Grundausstattung des Antragstellers zuzurechnen sind, sind nicht zuwendungsfähig.

Hier sind Mieten für Arbeitsräume bzw. für Geräte zu veranschlagen und zu erläutern.

Rechnerkosten sind zu erläutern nach Anzahl der Stunden (Minuten, Sekunden), Stundensatz und Typ des Rechners. Ausgaben für die Inanspruchnahme des Rechenzentrums der eigenen Hochschule sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Bei der Vergabe von Aufträgen sind die vergaberechtlichen Bestimmungen zu beachten. In den Erläuterungen müssen Sie angeben,

  • welche Leistung in Auftrag gegeben werden soll,
  • warum Sie die Leistung nicht selbst erbringen,
  • wer mit der Erbringung der Leistung beauftragt werden soll,
  • wie hoch die Vergütung ist.

Forschungs- und Entwicklungsverträge sind nur zulässig, wenn Teile des Vorhabens aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen von Dritten erbracht werden müssen. Übliche Beschaffungsaufträge (z.B. Beschaffung von Gegenständen, Verbrauchsmaterial) sollten Sie den einzelnen Positionen des Finanzierungsplans zuordnen. 

Ist die Vergabe von Forschungs- und Entwicklungsaufträgen an Dritte nicht zu Marktpreisen vorgesehen und überschreitet die Vergütung je Einzelauftrag 100.000 Euro (siehe Nr. 1.1 BNBest-BMBF 98) müssen sie für diese Teilleistungen wie folgt verfahren:  Bitte fügen Sie entsprechend der Hinweise für Angebote auf Ausgabenbasis Finanzierungspläne bzw. entsprechend des Merkblatts für Aufträge auf Kostenbasis Vorkalkulationen für Unteraufträge bei. Die Formulare müssen sie mit Easy-Online erstellen. Dazu wählen Sie in derselben Fördermaßnahme wie für den Antrag die Position „Unteraufträge“, füllen das Formular aus, und hängen das erzeugte PDF als Anhang an den Antrag an. Der Formularinhalt wird nicht direkt über Easy-Online an den Projektträger übermittelt, sondern nur über das erzeugte PDF als Anhang zu Ihrem Antrag, welchen Sie explizit hinzufügen müssen.

Dies gilt ebenfalls, wenn Sie die Zustimmung nachträglich einholen. Bitte beachten Sie außerdem: Angesetzte Personalausgaben/-kosten für Personal, welches bereits durch öffentliche Haushalte grundfinanziert ist, sind nicht auszuschließen. Das gilt abweichend von den Grundsätzen gemäß der oben genannten Hinweise bzw. des Merkblatts.

Bei Verträgen mit Honorarvergütung im Rahmen des Projektes darf in Anlehnung an die §§ 9-11 des Gesetzes über die Vergütung von Sachverständigen, Dolmetscherinnen, Dolmetschern, Übersetzerinnen und Übersetzern sowie die Entschädigung von ehrenamtlichen Richterinnen und ehrenamtlichen Richtern, Zeugen und Dritten (JVEG) ein Stundensatz von 50 bis 85 Euro veranschlagt werden. Die Höhe des Stundensatzes müssen Sie begründen.

Aufträge ins Ausland außerhalb der EU dürfen nur erteilt werden, wenn sie im Gebiet der EU nicht oder nicht zu angemessenen Bedingungen vergeben werden können. Bitte stimmen Sie die Einzelheiten vor der Antragstellung mit dem Projektträger ab.

Als Verbrauchsmaterial gilt zum Beispiel Verbrauchsmaterial im Labor (Chemikalien, Glaswaren) oder Rohmaterial zur Verarbeitung in Werkstätten, sofern das Material für das Projekt benötigt wird. Ausgaben für Energieverbrauch (Strom, Gas, Wasser) können grundsätzlich als zuwendungsfähig anerkannt werden, wenn der Verbrauch mit Hilfe von Messinstrumenten ermittelt und verursachungsgerecht dem Vorhaben zugeordnet werden kann. Ausgaben für die Betriebsbereitschaft der Energie sind nicht zuwendungsfähig. Kosten für Wartung und Reparaturen sowie Versicherungsgebühren für Gegenstände, die nicht der Grundausstattung des Antragstellers zuzurechnen sind, sind nur in begründeten Ausnahmefällen zuwendungsfähig.

Ausgaben für Geschäftsbedarf sind nur zuwendungsfähig, soweit dieser ausschließlich für das Projekt verwendet wird.

Ausgaben für den Kauf von Literatur sind nur zuwendungsfähig, wenn die Werke ständig für das Projekt benötigt werden.

Weitere Sachausgaben I

Unter der Position „Weitere Sachausgaben I“ dürfen Sie im Ausnahmefall Post- und Fernmeldegebühren sowie Ausgaben für Druckarbeiten ansetzen. Außerdem dürfen Sie notwendige Ausgaben für die Anmeldung und Erteilung eines Schutzrechtes (Patentanwalt und Patentamt) zur Erfüllung des Zuwendungszwecks ansetzen. Das gilt jedoch nur, wenn die Ausgaben im Bewilligungszeitraum anfallen und nicht anderweitig öffentlich finanziert wurden bzw. werden. Ausgaben für Wirtschaftsprüfer, Unvorhergesehenes oder Reserven sind dagegen nicht zuwendungsfähig.

Weitere Sachausgaben II

Sofern sie Ausgaben für die Positionen für Verbrauchsmaterial, Geschäftsbedarf, Literatur oder „Weitere Sachausgaben I“ nicht im Einzelnen aufschlüsseln können, dürfen sie bis zu 10 Prozent der Gesamtsumme der Personalausgaben pauschal in der Position „Weitere Sachausgaben II“ veranschlagen und summarisch im Verwendungsnachweis ausweisen.

Staatlich institutionell geförderte oder vergleichbar grundfinanzierte Einrichtungen, die auf Ausgabenbasis abrechnen, dürfen durch Zuwendungen einen pauschalen Zuschlag bis zu 10 Prozent der Gesamtsumme der für das Vorhaben angesetzten Personalausgaben veranschlagen und abrechnen. Dieser Zuschlag dient dazu, die mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben für Infrastrukturleistungen (sogenannte „Overheads“) zu decken. Staatliche Hochschulen sind von dieser Regelung ausgenommen. Damit soll die vorhabenbezogene Inanspruchnahme der staatlich grundfinanzierten Infrastruktur abgegolten werden. Die Einrichtung hat aufgrund sachgerechter Ermittlung darzulegen, dass Infrastrukturausgaben den Umfang der angesetzten Pauschale nicht unterschreiten.

Einrichtungen, die nicht staatlich institutionell gefördert oder vergleichbar grundfinanziert werden, dürfen diesen pauschalen Zuschlag ebenfalls veranschlagen und abrechnen, wenn sie die vorgenannten Kriterien erfüllen. Zusätzlich müssen sie nachweisen, dass sie ihre staatlich gewollte Aufgabenstellung überwiegend mit öffentlicher Projektförderung und/oder öffentlichen Aufträgen existentiell absichern müssen.

Bei der Planung der Reisen, gerade innerhalb eines Verbundprojektes, müssen Sie sich mit allen Partnern abstimmen. Der Koordinator eines Verbundprojektes sollte daher eine Gesamtübersicht aller Reisen erstellen. So können Sie im Verbund beispielsweise sicherstellen, dass keine widersprüchlichen Reiseplanungen entstehen. Erfahrungsgemäß macht die Aufklärung von sich widersprechenden Angaben zu Reisetätigkeiten in Verbünden einen Großteil der Nachforderungen aus. Mit einer Gesamtübersicht aller Reisen im Verbundprojekt sparen Sie sich daher Rückfragen bei Widersprüchen zwischen einzelnen Anträgen. Bitte bilden Sie die gemeinsame Reiseplanung dafür sorgfältig im Antragsformular ab.

Per Tabelle Reisekosten aufschlüsseln

Zusätzlich hat jeder Antragsstellende die im Antrag angesetzten Reisekosten anhand einer Tabelle in Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Tagegelder und Teilnahmegebühren aufzuschlüsseln. Die Angaben in der Gesamtübersicht des Koordinators, in Ihrem Antrag und in Ihrer Aufschlüsselung müssen übereinstimmen.

In den Erläuterungen zum Finanzierungsplan müssen Sie angeben, welche Reisekostenbestimmungen Sie anwenden.

Reisen ins Inland oder Ausland

Bei Dienstreisen/Inland müssen Sie die beabsichtigte Anzahl und die voraussichtlichen Ausgaben pro Reise in den Erläuterungen angeben.

Dienstreisen/Ausland müssen Sie nach Zweck, Zielort, Dauer, Anzahl und Ausgaben pro Reise schätzungsweise spezifizieren. Sollten Sie einzelne Angaben wie zum Beispiel Ort, Zeitraum oder (Tagungs-) Programm für Ihre Reise in das außereuropäische Ausland im Antrag noch nicht abschließend angeben können, sollten Sie die Reise trotzdem im Einzelnen begründen. Die fehlenden Angaben legen Sie dann bitte vor Reiseantritt beim Projektträger vor, um sich dort die Zustimmung einzuholen. Reisen in das außereuropäische Ausland, die ggf. im Antrag im Einzelnen nicht aufgeführt / begründet sind, können nicht als zuwendungsfähig berücksichtigt werden.

Hinweis zur Besserstellung

Bei Antragstellern, deren Gesamtausgaben überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand finanziert werden, dürfen die im Rahmen dieses Projektes Beschäftigten bei den Reisekostenvergütungen nicht bessergestellt werden als vergleichbare Bundesbedienstete.

 

Hierunter fallen Ausgaben für bewegliche Sachen (Gegenstände) mit einem Kaufpreis oder einem Herstellaufwand von über 800 Euro je Gegenstand (in Abgrenzung zur Position Gegenstände bis 800 Euro im Einzelfall).

Zuwendungsfähig sind nur die notwendigen Ausgaben für Gegenstände, die ausschließlich zur Durchführung des geplanten Vorhabens zwingend erforderlich sind. Nicht zuwendungsfähig sind grundsätzlich Ausgaben für Gegenstände, die auch für den sonstigen regelmäßigen Geschäftsbetrieb erforderlich und deshalb der Grundausstattung zuzurechnen sind. In einem Vorhaben müssen Sie vergleichbare, im Geschäftsbereich der ausführenden Stelle des Antragstellers bereits vorhandene Gegenstände einsetzen. Sollte ausnahmsweise eine Nutzung der vorhandenen Ausstattung nicht möglich oder nicht wirtschaftlich sein, müssen Sie das ausführlich begründen.

Die Gegenstände sind mit Begründung ihrer Notwendigkeit spezifiziert in einer nummerierten Liste aufzuführen. Geben Sie dabei die Art, Anzahl und Einzelpreis, Gesamtpreis bzw. Herstellaufwand (ggf. geschätzt) und, soweit möglich, den Lieferanten an.

Zurück zur Gesamtübersicht