Der Antrag Teil 1 – Überblick zu Inhalt und Anforderungen

Der Projektträger wird Ihnen ein bevorzugtes Einreichungsdatum für Ihren Antrag, üblicherweise von vier bis acht Wochen nach Datum der Förderempfehlung, vorschlagen. Sollte der Vorschlag für Sie nicht passen, sollten Sie sich unbedingt unverzüglich an den Projektträger wenden. Häufig werden die Fristen so gewählt, dass eine zügige Antragsprüfung vor dem Kassenschluss des Bundes erfolgen kann. Andererseits erleichtert es die Planung, wenn Sie sich frühzeitig mit Änderungswünschen an den Projektträger wenden, statt Ihren Antrag einfach nur später einzureichen.

Erste Aufgabe: Alle Beteiligten über die Förderempfehlung informieren

Die Aufforderung zur Antragstellung wird häufig nur an den Einreicher der Skizze gesendet. Wenn Sie in einem Verbundprojekt mit mehreren Unternehmen, Forschungsinstitute und Universitäten arbeiten, müssen Sie als Skizzeneinreicher alle Beteiligten zeitnah über die Förderempfehlung informieren.

Jeder Verbundpartner stellt einen eigenen Antrag

Der Skizzeneinreicher ist üblicherweise der spätere Koordinator des Verbundprojektes. Dennoch muss jeder Verbundpartner einen eigenen Antrag stellen. Jeder Antrag ist rechtlich selbstständig.

Kooperationsvertrag vereinbaren

Sie werden später im Zuwendungsbescheid zur Zusammenarbeit und einem Kooperationsvertrag verpflichtet. Die Zusammenarbeit ist in Verbundprojekten eine der wesentlichen Zuwendungsvoraussetzungen. Beachten Sie: Es kann vorkommen, dass eine Einigung über den Kooperationsvertrag bereits als Bedingung vorgegeben wird, um den Zuwendungsbescheid erteilen zu können. Fangen Sie daher am besten direkt in der Antragsphase mit den Vertragsverhandlungen an. 

Bitte klären: Wessen Unterschrift muss der Antrag enthalten?

Daneben sollten Sie sich spätestens jetzt nach den Formvorschriften innerhalb Ihres Unternehmens erkundigen, wenn Sie nicht selbst vertretungsberechtigt sind. Die Bewilligung als Verwaltungsakt richtet sich immer an das Unternehmen, nicht an den Projektleiter persönlich. Dies gilt auch bei Hochschulen und Forschungseinrichtungen, da hier ein Antrag im Allgemeinen nur über die Verwaltung und nicht von einem Lehrstuhl oder einzelnem Wissenschaftler eingereicht werden darf.

Ein Antrag besteht dabei aus einer ganzen Reihe von Dokumenten. Grundsätzlich müssen folgende Unterlagen eingereicht werden:

1. Der Easy-Online-Formularantrag
2. Die Vorhabenbeschreibung
3. Anlagen zum Antrag

Im Schreiben des Projektträgers, mit dem Sie zur Antragstellung aufgefordert werden, finden Sie die notwendigen Hinweise dazu, welche weiteren Dokumente notwendig sind. Diese unterscheiden sich nach Art der Zuwendung: ob auf Ausgabenbasis oder Kostenbasis sowie nach Art des Zuwendungsempfängers. 

Alle Dokumente werden gemeinsam über Easy-Online elektronisch eingereicht.

Frühzeitig mit dem Formularantrag beginnen

Sie sollten mit dem Ausfüllen des Formularantrages in Easy-Online frühzeitig beginnen. Im Formular werden alle Anforderungen und Erklärungen dargestellt. Außerdem tragen Sie hier in Listen den Personalbedarf, den Reisebedarf sowie den Sachmittel- und Investitionsbedarf ein. Gerade falls Sie größere Beschaffungen planen, müssen Sie mit dem Antrag auch Angebote vorlegen. Dadurch kann der Projektträger Ihren Bedarf prüfen.

Ihre Bonität nachweisen

Im Schreiben des Projektträgers, mit dem Sie zur Antragstellung aufgefordert werden, finden Sie die notwendigen Hinweise dazu, welche weiteren Dokumente notwendig sind. Bei Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft handelt es sich dabei meist um Belege zur Bonität sowie Handelsregisterauszüge und Jahresabschlüsse. Der Grund dafür ist, dass ein Eigenanteil während der Förderung aufgebracht werden muss. In Einzelfällen ist es sinnvoll, dass bei verbundenen Unternehmen eine freiwillige, schriftliche Zusage (Patronatserklärung) für die finanziellen Verpflichtungen des antragstellenden Unternehmens vorgelegt werden.

Gerade bei jungen Unternehmen (Start-up) ist der Nachweis der Bonität häufig nicht möglich. Damit ist gemeint, dass noch keine abgeschlossenen Geschäftsjahre vorliegen. Denkbar wäre, dass Sie die finanzielle Entwicklung durch betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) oder Statusberichte dokumentieren. Alternativ sind Nachweise über vorhandenes Kapital, also Kontoauszüge, Finanzierungszusagen oder erste Umsatzerlöse hilfreich. Bankauskünfte und Bürgschaften zählen auch dazu, doch hierzu sind Gespräche mit Ihrer Hausbank notwendig, um dort den Zeitrahmen zu erfragen. In allen Fällen sollten Sie sich mit dem Projektträger frühzeitig abstimmen, denn Start-ups sind in der Förderung gewünscht.

Gemeinkosten möglichst genau ermitteln

Daneben ist es auch erforderlich, Ihre Gemeinkosten möglichst genau angeben zu können, um die Fördermöglichkeiten optimal zu nutzen. Gerade bei kleinen Unternehmen fällt dabei immer wieder auf, dass die Ermittlung von prüffähigen Gemeinkosten zeitaufwendiger ist als die Einreicher zunächst annehmen. Um den Gemeinkostensatz zu ermitteln, wird gerade bei kleinen Unternehmen, die dies noch nie gemacht haben, häufig Unterstützung durch den eigenen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer erforderlich. Es ist wichtig, dass Sie hier genug Zeit einplanen. Es ist auch dringend zu empfehlen, sich bei Fragen frühzeitig an den Projektträger zu wenden. Fehler bei der Angabe der Gemeinkosten, die erst im Rahmen der Antragsprüfung auffallen, führen meist zu deutlichen Verzögerungen in der Bewilligung.

Was bei geplanten Unteraufträgen zu beachten ist

Bitte beachten Sie zudem bei geplanten Unteraufträgen: In den meisten Fällen ist für große Unteraufträge das Vergaberecht des Bundes oder auch des jeweiligen Landes (insbesondere bei Hochschulen) zu beachten. Vorzugsweise hatten Sie bereits in der Skizze auf geplante Unteraufträge hingewiesen. In diesem Fall sollten Sie in der Aufforderung zur Antragstellung dazu Hinweise erhalten. Grundsätzlich sind Sie selbst für die ordnungsgemäße Vergabe zuständig. Uns gegenüber erläutern Sie nur Ihre Ansätze aus dem Antrag anhand einer Wertermittlung für diese Leistung. Falls die Anforderungen unklar sind, melden Sie sich unbedingt frühzeitig telefonisch beim Projektträger.

Folgende Obergrenzen können Sie grundsätzlich nutzen:

• Bei einer Förderung von Unternehmen können meist bis zu 50 Prozent der Kosten übernommen werden.
• Für kleine und mittlere Unternehmen sind insbesondere bei einer Zusammenarbeit mit Forschungseinrichtungen und Universitäten bis zu 80 Prozent Förderung der Kosten möglich.
• Für Forschungseinrichtungen gelten besondere Regeln. Der Bund übernimmt hier häufig zwischen 80 und 95 Prozent der Kosten, um nach Projektende eine angemessene Verwertung in Zusammenarbeit mit Unternehmen sicherzustellen.
• Die Ausgaben von Universitäten können dagegen mit bis zu 100 Prozent unterstützt werden.

Anmerkung: Falls die Angaben in der Skizze mit dem geltenden Beihilferahmen der EU nicht vereinbar waren, gibt der Projektträger hierzu in der Aufforderung zur Antragstellung häufig bereits einen Hinweis.

Sowohl bei Forschungseinrichtungen als auch Universitäten ist es vorteilhaft, wenn Drittmittel zugesagt wurden. Damit belegen Sie als Antragsteller, dass die Projektidee auch für eine wirtschaftliche Verwertung als Ziel des Energieforschungsprogrammes vorgesehen ist.

Die exakten Fördermodalitäten unterscheiden sich je nach Förderbekanntmachung und Förderaufruf. Es ist ratsam, auf jeden Fall die Förderbekanntmachung, und sofern vorhanden den Förderaufruf, genau zu lesen.

Die Beratung von Antragstellern ist eine der Kernaufgaben der Projektträger. Wenn Sie Fragen haben, wie Sie die Antragsformulare in easy-Online ausfüllen müssen, welche Informationen in die Vorhabenbeschreibung gehören, oder welche Unterlagen Sie beibringen müssen, sowie ob diese Unterlagen vollständig sind, so wenden Sie sich an den Projektträger.

In der Aufforderung zur Antragstellung wird Ihnen die zukünftige fachliche Bearbeiterin bzw. der zukünftige fachliche Bearbeiter Ihres Antrages genannt. Es ist empfehlenswert, Ihre Fragen an die Bearbeitenden zunächst per E-Mail zu stellen.

Auf der Seite Antrag Teil 2 finden Sie zudem ausführliche Beschreibungen zu den zentralen Unterlagen.