Die Vorhabenbeschreibung

In der Vorhabenbeschreibung stellen Sie zuerst die Gesamtziele Ihres Projektes dar. Diese sollten aus der Projektidee Ihrer Skizze stammen. Sie beginnen dabei mit einer kurzen Zusammenfassung auf ein bis zwei Seiten. Gehen Sie dabei auch kurz auf Besonderheiten ein, wie z.B. Zusammenarbeit mit Dritten außerhalb des Projektes oder Anlagen, welche Sie zusätzlich errichten und im Projekt verwenden. Bitte fassen Sie hier bereits kurz den Kern der Verwertung der Ergebnisse zusammen.

Im nächsten Abschnitt stellen Sie auf einer halben bis einer Seite den Bezug des Projektes zum Förderprogramm, zur Förderbekanntmachung, und bei Bedarf zum Förderaufruf dar. Beziehen Sie sich dabei auf die inhaltlich passenden Abschnitte dieser Dokumente und benennen Sie diese. Ihre Darstellung sollte so konkret sein, dass eine exakte Zuordnung Ihrer Ziele zu den im Förderaufruf oder der Förderbekanntmachung genannten förderpolitischen Ziele möglich ist.

Die Darstellung Ihrer Ziele in der Vorhabenbeschreibung schließt mit den konkreten Arbeitszielen ab. Auf einer halben Seite bis zwei Seiten fassen Sie hier kurz zusammen, welche Ziele Sie mit Ihren Arbeiten genau erreichen wollen. Dieser Abschnitt verbindet die Zusammenfassung Ihrer Ziele mit der später folgenden Darstellung der Arbeitspakete. Dieser Abschnitt sollte daher die Struktur und das Vorgehen im Projekt in einen gemeinsamen Kontext stellen. Was wollen Sie untersuchen? Was wollen Sie entwickeln? Wie wollen Sie vorgehen? Warum gehen Sie so vor?

In diesem Abschnitt stellen Sie auf ein bis drei Seiten dar, welche wissenschaftlichen oder technischen Grundlagen zu Ihrem Forschungsthema bereits existieren. Fassen Sie hier Ihr Rechercheergebnis aus bestehenden Patenten, Fachliteratur und laufenden bzw. abgeschlossenen Förderprojekten zusammen. Achten Sie dabei auf nachvollziehbare Quellenangaben (z.B. Patentnummern, Literaturzitate, Förderkennzeichen). Als Rechercheinstrument können Sie auf das Informationssystem EnArgus zurückgreifen. Dort können Sie nachschauen, welche Projekte bereits gefördert werden, um Ihre Idee davon abzugrenzen.

Für die Antragsprüfung ist zudem besonders wichtig, welche Arbeiten Sie bereits im Bereich Ihres Forschungs- und Entwicklungsfeldes durchgeführt haben. Bei Verbundprojekten stellen Sie für jeden Partner einzeln dar, was er schon erreicht hat, welche Erfahrungen er mitbringt, und wie diese Erfahrungen den Projektzielen dienen. Bei der Darstellung sollten Sie von Eigenwerbung absehen und sachlich bleiben.

Der wesentliche Abschnitt der Vorhabenbeschreibung ist der Arbeitsplan. Der Umfang der Darstellung richtet sich dabei nach der Komplexität und der Anzahl der Partner in Ihrem Projekt. Im Allgemeinen ist es sinnvoll, die Arbeiten in Arbeitspakete mit klaren Verantwortlichkeiten zu strukturieren. Je mehr Partner in einem Projekt zusammenarbeiten, desto wichtiger ist eine gute vorangehende Arbeitsplanung.

Der Projektträger bewertet den Fördermittelbedarf jedes Partners daran, dass im Arbeitsplan klar erkennbar ist, wer für welche Arbeiten verantwortlich ist. Welcher Partner koordiniert das Arbeitspaket? Wie umfangreich sind die Arbeiten? Welche Fragestellungen werden im Arbeitspaket oder ggf. seinen Teilarbeitspaketen bearbeitet? Wer arbeitet mit wem im Arbeitspaket zusammen? Welche im Projekt zu beschaffenden Materialien und Geräte werden warum in welchem Arbeitspaket eingesetzt?

Die Arbeitspakete sollten sich dabei an den fachlichen Notwendigkeiten im Projekt orientieren. Bei Projekten mit bis zu drei Partnern ist beispielsweise ein Arbeitspaket zur Projektkoordination in der Regel nicht angemessen. Die Arbeitspakete sollten die Arbeiten daher durchgehend sinnvoll fachlich gliedern und je nach Komplexität Arbeiten umfassen, die mindestens 1/10 der Arbeiten im Projekt darstellen. Bei großen Projekten sollten Arbeitspakete dann bei Bedarf wiederum in Teilarbeitspakete zerlegt werden.

Da die Darstellung der Arbeitspakete der wesentliche Teil der Vorhabenbeschreibung ist, sollte nach Möglichkeit die Mustervorhabenbeschreibung verwendet werden. Dort gibt es eine Vorlage für Arbeitspakete, welche alle wesentlichen Aspekte übersichtlich zusammenstellt. Pro Arbeitspaket ergibt sich meist eine Seite, bei mehreren Unterarbeitspaketen auch drei oder mehr Seiten pro Arbeitspaket. Wichtig ist, dass jedes Arbeitspaket und ggf. jedes Unterarbeitspaket klar und präzise erläutert wird.

Aus den Arbeitspaketen und Ihren Abhängigkeiten untereinander leitet sich wiederum die Planung der Meilensteine ab. Je nach Dauer des Vorhabens definieren Sie Meilensteine, die erreicht werden sollen. Damit lässt sich im Projektverlauf überprüfen, ob das Ziel innerhalb der Zeitvorgaben erreicht werden kann. Ein Meilenstein alle drei bis sechs Monate ist in den meisten Fällen ausreichend. Die Definition eines Meilensteins kann sich dabei vorzugsweise auf das Abschließen eines (Teil-) Arbeitspaketes beziehen. Alternativ umreißen Sie bitte kurz aber konkret die bis zum anzugebenden Zeitpunkt zu erreichende Ziele.

Die Definition von Abbruchkriterien ist eine Besonderheit: Soweit Sie bei Meilensteinen auf Abbruchkriterien abstellen, beachten Sie bitte, dass ein Abbruch des Vorhabens das vorzeitige Ende des Vorhabens oder des Verbundvorhabens bedeutet. Das wiederum würde die vorzeitige Beendigung der Förderung nach sich ziehen. Abbruchkriterien sind daher nur festzulegen, wenn sie wirklich notwendig sind. Inhaltlich sollten Sie diese so ausführen, dass der Projektträger diese überprüfen kann.

Ein weiterer wichtiger Baustein der Vorhabenbeschreibung ist Ihr Verwertungsplan Darin muss für jeden Partner eindeutig erkennbar sein, wie dieser die Ergebnisse verwerten wird. Die wirtschaftliche Verwertung steht im Vordergrund.

Erfahrungswerte: Häufig ist es so, dass ein bis zwei Jahre nach Projektende aus dem Forschungsprojekt ein erstes Produkt oder ein Prototyp entsteht. Bei komplexen Produkten oder abstrakteren Ergebnissen darf dies selbstverständlich auch länger dauern. Wichtig ist, dass Sie möglichst konkrete Angaben zu Ihren Plänen machen. In manchen Fällen kann mit der Verwertung schon während des Projektes begonnen werden.

Unternehmen sowie anwendungsnahe Forschungseinrichtungen müssen die geplante wirtschaftliche Verwertung ihrer Ergebnisse im Hinblick auf potentielle Märkte und andere Nutzungen darstellen. Dafür reichen eine halben bis eine Seite innerhalb der Vorhabenbeschreibung aus. Folgende Fragen können dabei helfen: Wie fügt sich das Projektergebnis für Sie in Ihre Forschungs- und Produktionsstrategien ein? Welcher Nutzen besteht für verschiedene Anwendergruppen/-industrien in Deutschland oder Europa? Welche ökonomischen Rahmenbedingungen benötigen Sie für eine erfolgreiche Umsetzung oder einen Transfer in ein konkretes Produkt? Wie schätzen Sie konkret das Marktpotential ein? Wie schätzen Sie das Marktpotential im Vergleich zu bestehenden (Konkurrenz-) Technologien ein?

Neben der wirtschaftlichen Verwertung der Ergebnisse sind insbesondere bei Forschungseinrichtungen und Universitäten die wissenschaftlichen Erfolgsaussichten von Bedeutung. Dafür empfehlen wir folgenden Umfang: Für Unternehmen, die zum Beispiel Weiterentwicklungen in Betracht ziehen, reicht eine kurze Darstellung ihrer wissenschaftlichen als auch technischen Erfolgsaussichten. Forschungseinrichtungen und Universitäten sollten hierfür mindestens eine Seite ansetzen. Beantworten Sie dabei die folgenden Fragen: Für welche öffentlichen Aufgaben können die Ergebnisse genutzt werden? Gehen gesammelte Daten in öffentliche Datenbanken oder Forschungsnetzwerke ein? Ist im Nachgang eine (weitere) Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen, Firmen, Netzwerken, Forschungsstellen usw. geplant?

Der dritte und letzte Aspekt der Verwertung stellt die Anschlussfähigkeit dar. Auf einer halben Seite bis zu einer Seite zeigen Sie hier auf, wie Sie die Ergebnisse nach Projektende umsetzen werden. Die zu beantwortende Fragestellung richtet sich dabei nach Ihrem Anteil am Projekt. Wenn Sie an wissenschaftlichen oder technischen Grundlagen gearbeitet haben, welche Kooperationen von Wissenschaft und Wirtschaft planen Sie auf Basis der Forschungsergebnisse? Wenn Ihre Arbeiten eher der experimentellen Entwicklung zuzuordnen waren, welche Produktentwicklungen planen Sie, und welchen Zeithorizont planen Sie dafür? Und falls Ihr Anteil der Arbeiten im Forschungsprojekt eher einer experimentellen Entwicklung entsprach, wie sieht Ihr Plan für eine Umsetzung am Markt aus?

In komplexen Forschungsprojekten mit vielen Partnern kommt es zu einer Arbeitsteilung im Projekt. In diesem Fall arbeiten ein oder mehrere Partner im Projekt an bestimmten Teilaufgaben, welche die anderen Partner nicht betreffen. Oder Sie arbeiten mit Dritten zusammen, die entweder als assoziierte Partner (ohne eine Zuwendung zu erhalten) oder als Beobachter (z.B. in einem Beirat) am Projekt teilnehmen. Diese Arbeitsteilung und Zusammenarbeit mit Dritten sollten Sie je nach Projektumfang auf einer halben Seite bis zwei Seiten umreißen. Bei Einzelvorhaben oder sehr kleinen Verbundprojekten kann es sein, dass keine Arbeitsteilung notwendig ist. Auch diesen Umstand sollten Sie kurz erwähnen.

Den Textteil der Vorhabenbeschreibung beenden Sie mit einer kurzen Darstellung auf einer halben bis zu einer Seite, warum die Zuwendung notwendig ist. Dieser Abschnitt ist besonders relevant für die Bewertung Ihres Projekts und die Entscheidung über die Förderquote. Stellen Sie hier Ihr technisches und wirtschaftliches Risiko dar, welches Sie mit dem Projekt eingehen. Beantworten Sie dabei die folgenden Fragen: Warum können Sie das Forschungsprojekt nicht ohne eine Zuwendung des Bundes durchführen? Gibt es keine anderen Fördermittel, die Sie von der Europäischen Union erhalten können? Und bei öffentlich finanzierten Universitäten und Forschungseinrichtungen: Warum benötigen Sie eine zusätzliche Förderung durch den Bund?

Abschließend erstellen Sie bitte für sich und für den Projektträger zur Prüfung einige Projektplanungshilfen. Für jedes Projekt ist mindestens ein Balkenplan vorzulegen. Dieser Balkenplan muss alle Arbeitspaket und Teilarbeitspakete umfassen und in einem Raster nach Projektmonaten darstellen. Im Balkenplan sollten Sie nach Möglichkeit auch die Meilensteine visuell darstellen. Ein Tipp: Verwenden Sie keine Kalendermonate für die Darstellung, da sich der Projektstart verzögern könnte.

Umfasst Ihr Projekt mehr als sieben Partner? Bei den hierbei mehr als zehn (Teil-) Arbeitspaketen erstellen Sie bitte zusätzlich einen Strukturplan und/oder einen Netzplan. In sehr großen Projekten, meist mit deutlich mehr als zehn Partnern, teilen Sie diese Pläne bitte in mehrere Teilpläne auf. Das Ziel ist eine übersichtliche Darstellung Ihres Arbeitsplans.

Um Ihnen die Erstellung einer Vorhabenbeschreibung zu erleichtern, stellen wir Ihnen eine Mustervorhabenbeschreibung zur Verfügung. Bitte nutzen Sie diese als Grundlage. Die Vorlage ist in folgenden Formaten verfügbar:

• „Office Open XML“ (ISO/IEC 29500, auch DOCX genannt, z.B. verwendet von Microsoft Word)
• „OASIS Open Document Format for Office Applications“ (ISO/IEC 26300, auch ODF genannt, z.B. verwendet von LibreOffice)

Die finale Vorhabenbeschreibung muss als barrierefreies PDF-Dokument eingereicht werden. Sofern Sie nicht das Muster verwenden, sollte sich Ihre Beschreibung dennoch an den Empfehlungen zur Formatierung orientieren, um eine zügige Bearbeitung Ihres Antrages zu ermöglichen.